Hardware per computer e altro: L'ecosistema IT della tua piccola impresa

Molte piccole imprese iniziano al tavolo della cucina del fondatore, con un vecchio portatile che funge da centro della sua infrastruttura informatica. Ma man mano che il business cresce, questo modo di fare le cose diventa rapidamente impraticabile.

Quando un'azienda raggiunge il punto in cui ha diversi dipendenti, potrebbe essere il momento di cambiare. Se state spendendo una quantità crescente di tempo nella gestione della tecnologia della vostra azienda e nella risoluzione dei problemi legati al computer, è probabile che stiate considerando un reparto IT dedicato.

Il team IT è più conosciuto come il gruppo che risolve i problemi tecnici, ma fa molto di più. Dall'impostazione di computer portatili e desktop, alla gestione di tablet, dispositivi IoT e reti Wi-Fi, al monitoraggio dei dati aziendali, alla raccolta di informazioni da tali dati, il reparto IT può avere un impatto significativo su un'azienda e i suoi clienti.

Problemi comuni nello stack tecnologico della tua azienda

È probabile che i dipartimenti IT affrontino una nuova sfida quasi ogni giorno, ma ce ne sono alcune che sono comuni a tutti i tipi di piccole e medie imprese. Non riuscire ad affrontare questi problemi in modo tempestivo può mettere in ginocchio un'azienda, con conseguente perdita di affari, una reputazione danneggiata e la possibilità di multe normative o altre sanzioni.

Alcuni dei problemi comuni che affrontano le piccole e medie imprese includono:

Hardware e software obsoleti

I sistemi operativi e le applicazioni di produttività richiedono aggiornamenti costanti. Anche se alcuni di questi aggiornamenti possono avvenire automaticamente, altri possono dover essere gestiti dal dipartimento IT. Gli aggiornamenti del software possono migliorare la funzionalità, aggiungere nuove caratteristiche e salvaguardare da potenziali problemi di sicurezza. Istruire il personale a notificare il reparto IT se i loro computer richiedono un aggiornamento del software.

Quando si tratta di hardware per una piccola impresa, non è un segreto che i costi sono una preoccupazione costante. Si può essere tentati di rimandare l'investimento in nuovo hardware, ma siate consapevoli che un guasto hardware può comportare una perdita di affari. Se l'hardware del computer ha più di qualche anno o comporta una perdita di produttività, potrebbe essere il momento di un aggiornamento.

Software illegale

Usare software senza licenza o piratato può far risparmiare qualche dollaro all'inizio, ma alla fine può distruggere un'azienda. Alcuni produttori di software offrono taglie che ammontano a migliaia di dollari per la segnalazione di aziende che usano software illegale o pirata. Inoltre, il software pirata spesso include malware o virus che possono permettere agli hacker di accedere dall'esterno ai sistemi interni, con il risultato di danneggiare i computer di un'azienda o di tenere la sua infrastruttura IT in ostaggio per un riscatto.

Acquistare software solo da fornitori affidabili e assicurarsi che le licenze siano aggiornate. Non condividere le password per i database commerciali o altri servizi in abbonamento. E altrettanto importante, non permettere ai dipendenti di installare il proprio software sui computer aziendali.

Mancanza di sicurezza

La sicurezza del computer è una preoccupazione costante nel mondo degli affari. Impiegate una soluzione anti-malware sui computer aziendali e assicuratevi che sia sempre aggiornata. Cambiare le password di default sui router e altri dispositivi, e formare i dipendenti sui pericoli di cliccare su link non richiesti nelle e-mail. E se possibile, non permettere al personale di collegare dispositivi esterni come le chiavette ai sistemi aziendali. Questi sono spesso fonte di malware e virus.

Mancanza di un piano di backup e recupero

Non importa quanto un'azienda pianifichi i problemi o quanto spenda in hardware, è solo una questione di tempo prima che un pezzo di attrezzatura si guasti. Anche senza un guasto del sistema, una tempesta, uno sbalzo di corrente, un incendio o un altro disastro possono causare un arresto. Se c'è una soluzione di backup e un piano di recupero dati in atto, queste situazioni possono essere un inconveniente. In caso contrario, possono comportare l'arresto completo delle operazioni. Come dice il proverbio, "Spera per il meglio, ma pianifica per il peggio".

Come valutare le esigenze tecnologiche della sua azienda

Per mantenere il vostro business al massimo delle prestazioni e garantire che la tecnologia non sia la fonte di colli di bottiglia della produttività, è importante condurre una valutazione delle esigenze tecnologiche su base regolare.

Le questioni da considerare nella valutazione dei bisogni tecnologici includono:

Manutenzione dell'hardware: L'hardware del vostro computer è in garanzia o avete un contratto di supporto per la manutenzione di questi dispositivi? Senza questi, un guasto potrebbe lasciarvi nei guai per costose riparazioni. Se l'hardware è fuori garanzia o sta raggiungendo la fine della sua vita utile, potrebbe avere senso aggiornarlo prima che si verifichi un guasto.

Sicurezza del software e del sistema operativo: Ogni volta che acquisti un nuovo pezzo di hardware, assicurati di installare un software antivirus. Sii consapevole che le suite di software di sicurezza spesso devono essere rinnovate su base annuale e non farlo ti lascerà senza protezione. Inoltre, imposta i programmi di sicurezza e i sistemi operativi per scaricare e installare automaticamente gli aggiornamenti.

Soluzioni di rete: Se la tua azienda ha raggiunto il punto in cui i dipendenti condividono spesso i file, o hanno bisogno di accedere a un database centrale, potrebbe essere il momento di investire in un server. Quando si tratta di una piccola o media impresa, i server possono essere utilizzati per compiti quali:

  • Hosting e-mail sicuro
  • Condivisione e archiviazione dei file
  • Ospitare un sito web o un negozio eCommerce
  • Ospitare software SaaS come programmi di gestione delle relazioni con i clienti, software di contabilità, software di gestione dei dipendenti o software di gestione dei progetti.
  • Backup dei dati aziendali
  • Collaborazione su documenti

Si dovrebbe considerare l'investimento in un server se si fa uso di programmi di contabilità e software di gestione delle relazioni con i clienti per comunicare con i fornitori e i clienti, o i dipendenti hanno bisogno di condividere file, strumenti software o altre risorse

Soluzioni di backup: Non importa quanto sia grande, ogni azienda dovrebbe avere una soluzione di backup del sistema in atto, con quei backup memorizzati nel cloud o altrove fuori sede. Considerate, per esempio, gli incendi che hanno spazzato parti della California o gli uragani che hanno colpito la costa della Louisiana a metà del 2020. I gestori delle aziende in quelle aree sono stati chiusi fuori dalla loro sede per giorni o settimane, se quelle sedi sono sopravvissute del tutto. Un backup non ha alcun valore se non è accessibile.

Supporto: Molti problemi tecnologici possono essere risolti semplicemente parlando con un esperto. Avete un fornitore a cui potete rivolgervi nel caso in cui il personale IT interno non riesca a risolvere un problema?

Questo ci porta alla fase successiva della gestione dell'infrastruttura IT: trovare una fonte affidabile di hardware e di supporto continuo.

Come valutare un fornitore di tecnologia

Anche se gli idraulici, i ristoratori, gli ingegneri o gli avvocati possono essere esperti nei loro file specifici, è probabile che loro e altri operatori di piccole imprese non siano esperti di tecnologia. Se avete un tubo intasato nel vostro ristorante, chiamereste un idraulico, e se il vostro studio di ingegneria dovesse affrontare un problema legale, assumereste un avvocato.

Lo stesso vale per la tecnologia. Quando si tratta di gestire l'infrastruttura IT della propria azienda, ha senso rivolgersi a un esperto del settore. Con questo in mente, come fa il proprietario di una piccola o media impresa a valutare un potenziale fornitore di tecnologia? Qual è la migliore fonte di hardware per le piccole imprese?

Per iniziare, fai la tua due diligence facendo alcune domande di base sui potenziali candidati.

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  • Hanno un'esperienza comprovata? Lenovo serve il mercato della tecnologia da più di 35 anni.

Chiedete preventivi e valutate il valore dei servizi che il fornitore vi fornirà. Potreste rimanere sorpresi.

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