Hardware informático y más: El ecosistema informático de su pequeña empresa

Muchas pequeñas empresas empiezan en la mesa de la cocina del fundador, con un viejo portátil como centro de su infraestructura informática. Pero a medida que la empresa crece, esa forma de hacer las cosas se vuelve rápidamente inviable.

Cuando una empresa llega al punto de tener varios empleados, puede ser el momento de un cambio. Si cada vez dedicas más tiempo a gestionar la tecnología de tu empresa y a solucionar problemas relacionados con la informática, es probable que te plantees crear un departamento de informática dedicado.

El equipo de TI es más conocido como el grupo que resuelve los problemas técnicos, pero hace mucho más. Desde la configuración de los ordenadores portátiles y de sobremesa, pasando por la gestión de tabletas, dispositivos IoT y redes Wi-Fi, hasta el seguimiento de los datos empresariales y la recopilación de información a partir de esos datos, el departamento de TI puede tener un impacto significativo en una empresa y sus clientes.

Problemas comunes en la pila tecnológica de su empresa

Es probable que los departamentos de TI se enfrenten a un nuevo reto casi cada día, pero hay algunos que son comunes a todo tipo de pequeñas y medianas empresas. Si no se abordan esos problemas a tiempo, la empresa puede caer en picado, con la consiguiente pérdida de negocio, una reputación dañada y la posibilidad de multas reglamentarias u otras sanciones.

Algunos de los problemas más comunes a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas son

Hardware y software obsoletos

Los sistemas operativos y las aplicaciones de productividad requieren actualizaciones constantes. Aunque algunas de estas actualizaciones pueden producirse de forma automática, otras pueden tener que ser gestionadas por el departamento de TI. Las actualizaciones de software pueden mejorar la funcionalidad, añadir nuevas características y proteger contra posibles problemas de seguridad. Forme al personal para que notifique al departamento de TI si sus ordenadores solicitan una actualización de software.

Cuando se trata de hardware informático para una pequeña empresa, no es ningún secreto que los costes son una preocupación constante. Puede resultar tentador aplazar la inversión en nuevo hardware, pero tenga en cuenta que un fallo de hardware puede suponer una pérdida de negocio. Si el hardware informático tiene más de unos pocos años o está dando lugar a una pérdida de productividad, puede ser el momento de una actualización.

Software ilegal

El uso de software sin licencia o pirata puede ahorrar unos cuantos dólares al principio, pero a la larga puede quebrar una empresa. Algunos fabricantes de software ofrecen recompensas de miles de dólares por denunciar a las empresas que utilizan software ilegal o pirata. Además, el software pirata suele incluir malware o virus que pueden permitir a los piratas informáticos acceder desde el exterior a los sistemas internos, lo que puede dañar los ordenadores de una empresa o hacer que su infraestructura informática sea rehén para pedir un rescate.

Adquiere sólo software de proveedores de confianza y asegúrate de que las licencias están actualizadas. No comparta las contraseñas de las bases de datos comerciales u otros servicios de suscripción. Y, lo que es igual de importante, no permita que los empleados instalen su propio software en los ordenadores de la empresa.

Falta de seguridad

La seguridad informática es una preocupación constante en el mundo empresarial. Emplee una solución antimalware en los ordenadores de la empresa y asegúrese de que está actualizada. Cambie las contraseñas por defecto de los routers y otros dispositivos, y forme a los empleados sobre los peligros de hacer clic en enlaces no solicitados en los correos electrónicos. Y, si es posible, no permita que el personal conecte dispositivos externos, como memorias USB, a los sistemas de la empresa. Éstos suelen ser fuente de malware y virus.

Ausencia de un plan de copias de seguridad y recuperación

Por mucho que una empresa planifique los problemas o gaste en hardware, es sólo cuestión de tiempo que un equipo falle. Incluso sin que se produzca un fallo del sistema, una tormenta, una subida de tensión, un incendio u otro desastre pueden provocar un apagón. Si existe una solución de copia de seguridad y un plan de recuperación de datos, esas situaciones pueden ser un inconveniente. Si no, pueden provocar el cierre total de las operaciones. Como dice el refrán, "espera lo mejor, pero planifica lo peor".

Cómo evaluar las necesidades tecnológicas de su empresa

Para que su empresa funcione a pleno rendimiento y se asegure de que la tecnología no es el origen de los cuellos de botella de la productividad, es importante realizar una evaluación de las necesidades tecnológicas de forma periódica.

Entre las cuestiones que hay que tener en cuenta en esa evaluación de las necesidades tecnológicas figuran las siguientes

Mantenimiento del hardware: ¿El hardware de tu ordenador está en garantía o tienes un contrato de asistencia para el mantenimiento de esos dispositivos? Sin ellos, un fallo podría hacerle pagar costosas reparaciones. Si el hardware está fuera de garantía o está llegando al final de su vida útil, puede tener sentido actualizarlo antes de que se produzca un fallo.

Seguridad del software y del sistema operativo: Siempre que compre un nuevo equipo informático, asegúrese de instalar un software antivirus. Tenga en cuenta que las suites de software de seguridad suelen tener que renovarse anualmente y que no hacerlo le dejará desprotegido. Además, configure los programas de seguridad y los sistemas operativos para que descarguen e instalen automáticamente las actualizaciones.

Soluciones de red: Si su empresa ha llegado a un punto en el que los empleados comparten archivos con frecuencia, o tienen necesidad de acceder a una base de datos central, puede ser el momento de invertir en un servidor. Cuando se trata de una pequeña o mediana empresa, los servidores pueden utilizarse para tareas como:

  1. Alojamiento seguro del correo electrónico
  2. Compartir y almacenar archivos
  3. Alojar un sitio web o una tienda de comercio electrónico
  4. Alojar software SaaS, como programas de gestión de relaciones con los clientes, software de contabilidad, software de gestión de empleados o software de gestión de proyectos.
  5. Copia de seguridad de los datos de la empresa
  6. Colaboración en los documentos

Debería considerar la posibilidad de invertir en un servidor si utiliza programas de contabilidad y software de gestión de relaciones con los clientes para comunicarse con proveedores y clientes, o si los empleados necesitan compartir archivos, herramientas de software u otros recursos.

Soluciones de copia de seguridad: Por muy grande que sea, toda empresa debería contar con una solución de copia de seguridad del sistema, con esas copias de seguridad almacenadas en la nube o en otro lugar fuera de las instalaciones. Pensemos, por ejemplo, en los incendios forestales que arrasaron partes de California o en los huracanes que azotaron la costa de Luisiana a mediados de 2020. Los operadores de las empresas de esas zonas se quedaron sin acceso a sus instalaciones durante días o semanas, si es que sobrevivieron. Una copia de seguridad no tiene valor si no se puede acceder a ella.

Apoyo: Muchos problemas tecnológicos pueden resolverse simplemente hablando con un experto. Tienes un proveedor al que puedas recurrir en caso de que el personal informático interno no pueda resolver un problema?

Esto nos lleva a la siguiente fase de la gestión de la infraestructura informática: encontrar una fuente fiable de hardware y soporte continuo.

Cómo evaluar a un proveedor de tecnología

Aunque los fontaneros, los restauradores, los ingenieros o los abogados pueden ser expertos en sus respectivos asuntos, lo más probable es que ni ellos ni otros operadores de pequeñas empresas sean expertos en tecnología. Si tiene una tubería atascada en su restaurante, llamaría a un fontanero, y si su empresa de ingeniería se enfrentara a un problema legal, contrataría a un abogado.

Lo mismo ocurre con la tecnología. Cuando se trata de gestionar la infraestructura informática de su empresa, sólo tiene sentido llamar a un experto en la materia. Teniendo esto en cuenta, ¿cómo evalúa el propietario de una pequeña o mediana empresa a un posible proveedor de tecnología? ¿Cuál es la mejor fuente de hardware informático para la pequeña empresa?

Para empezar, haga la debida diligencia formulando algunas preguntas básicas sobre los posibles candidatos.

  1. ¿Conoce su trabajo? Lenovo, por ejemplo, es una marca global con reconocimiento mundial.
  2. Tienen estabilidad financiera? Los ingresos de Lenovo superaron los 51 billion de dólares en 2019. Es una buena apuesta que estarán ahí cuando los necesites.
  3. ¿Tienen un historial probado? Lenovo lleva más de 35 años sirviendo al mercado tecnológico.

Obtenga presupuestos y evalúe el valor de los servicios que le proporcionará el proveedor. Puede que se sorprenda.

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