Hvad er et arkiv?
I den digitale verden er et arkiv en samling af data, der overføres til et opbevaringssted med henblik på langtidsopbevaring. I modsætning til almindelige filer, som du ofte har adgang til og ændrer, bliver arkiverede data ofte komprimeret og gemt væk, fordi der ikke er brug for dem lige nu, men de kan være værdifulde til fremtidig reference eller overholdelse af lovgivningen. Du kan betragte det som at lægge dokumenter i et arkivskab til sikker opbevaring i stedet for at lade dem ligge på dit skrivebord.
Hvad er filkomprimering, og hvordan hænger det sammen med arkivering?
Filkomprimering er som at tage en stor bunke papirer og klemme dem ned i en mindre pakke uden at miste noget af informationen. Når man arkiverer filer, komprimerer man dem ofte for at spare plads. Komprimering kan være tabsfri, hvilket betyder, at du kan rekonstruere de oprindelige data perfekt, eller tabsgivende, hvilket permanent fjerner nogle oplysninger for at spare endnu mere plads. Til arkiver vil man typisk bruge tabsfri komprimering, så man kan få adgang til de fulde data senere, hvis det er nødvendigt.
Kan arkivering af data hjælpe mig med at organisere?
Ja, arkivering er som at rydde op i dit digitale arbejdsområde. Ved at flytte ældre filer, som du ikke har brug for øjeblikkelig adgang til, til et arkiv, strømliner du dit aktive filsystem. Det kan føre til bedre organisering og hurtigere adgang til de filer, du bruger regelmæssigt, da du ikke skal lede efter forældede eller sjældent brugte data.
Hvad sker der med mine filer, når de ligger i et arkiv?
Når filerne er arkiveret, bliver de typisk ikke brugt i den daglige drift. De er som bøger i bibliotekets afdeling for sjældne bøger - sikkert opbevaret, indtil nogen får brug for dem. Arkiverede filer er ofte komprimerede for at spare plads og kan kræve dekomprimeringssoftware for at se eller bruge dem i fremtiden. De forbliver i arkivet, indtil du beslutter dig for at hente dem frem, hvilket måske aldrig sker, eller når der er et specifikt behov.
Gør arkivering af filer dem mere sikre?
Arkivering kan gøre filer mere sikre, fordi det ofte indebærer, at data flyttes til et mindre tilgængeligt sted, hvor det ikke er let at manipulere med dem. Desuden kan du tilføje sikkerhedslag som kryptering, der krypterer dataene, så kun en person med den rigtige nøgle kan afkode dem. Ligesom man låser værdifulde ejendele inde i et pengeskab, holder kryptering af dine arkiver dem væk fra nysgerrige øjne.
Hvornår skal jeg overveje at arkivere mine e-mails?
Overvej at arkivere dine e-mails, når din indbakke bliver uoverskuelig, eller du har vigtige beskeder, som du ikke har brug for nu, men måske får brug for senere. Det svarer til at gemme gamle breve i en skotøjsæske; du gemmer dem væk, fordi de har affektionsværdi eller vigtige oplysninger, som du måske gerne vil se igen en dag. E-mailklienter har ofte arkiveringsmuligheder, så du kan gemme disse e-mails uden at tilstoppe din hovedindbakke.
Hvad er forskellen på en backup og et arkiv?
Tænk på en sikkerhedskopi som en kopi af dine nuværende, aktive filer og data, som du opretter for at beskytte mod tab eller skade. Et arkiv er derimod en samling af data, som ikke længere bruges aktivt, men som gemmes af historiske årsager eller som fremtidig reference. Sikkerhedskopier er til gendannelse, mens arkiver er til genfinding.
Kan jeg få adgang til mine arkiverede data hvor som helst?
Adgang til dine arkiverede data afhænger af, hvor og hvordan du har gemt dem. Hvis du har brugt en cloud-baseret tjeneste, kan du normalt få adgang til dem overalt, hvor der er en internetforbindelse. Men hvis du har gemt dine arkiver på et fysisk medie, f.eks. en harddisk på dit kontor, kan du kun få adgang til dem fra det specifikke sted, medmindre du har arrangeret en fjernforbindelse til harddisken.
Hvad er nogle af de mest almindelige værktøjer til arkivering af digitale data?
Nogle almindelige værktøjer til arkivering omfatter dedikeret arkiveringssoftware, som kan automatisere processen med at overføre data til et arkiv, og komprimeringsværktøjer som WinZip eller 7-Zip, som komprimerer filer for at optage mindre plads. Derudover tilbyder cloud-tjenester ofte arkiveringsmuligheder, hvor de administrerer lagring og bevaring af dine data for dig.
Hvor ofte skal jeg arkivere mine data?
Hvor ofte du skal arkivere, afhænger af, hvor hurtigt dine data ophobes, og hvor ofte de ændres. Hvis du har mange dokumenter, der hurtigt bliver forældede, kan du arkivere hver måned eller hvert kvartal. For en personlig samling af digitale fotos eller videoer kan det være nok med en gang om året. Det er som at sortere i sin garderobe; nogle ting lægges på lager efter årstiden, mens andre måske kun graves frem med nogle års mellemrum, når man har brug for dem.
Kan arkivering automatiseres, eller skal jeg gøre det manuelt?
Du kan sagtens automatisere arkiveringen. Mange systemer giver dig mulighed for at indstille regler eller politikker, der automatisk overfører data til et arkiv efter en bestemt periode, eller når der ikke har været adgang til dem i et stykke tid. Det er som at oprette en tilbagevendende aftale; når den er i din kalender, vil den minde dig om det - eller i tilfælde af arkivering, tage sig af opgaven for dig - uden at du behøver at huske det hver gang.
Hvad er det bedste format til arkivering af dokumenter?
Det bedste format til arkivering af dokumenter er normalt en bredt vedtaget standard, som sandsynligvis vil blive understøttet i fremtiden. Typisk bruges formater som PDF/A, som er en ISO-standardiseret version af Portable Document Format (PDF), der er specielt designet til arkivering og langtidsbevaring. Det er som at vælge en robust kasse til opbevaring af ting på loftet; du vil have noget, der holder og holder dine dokumenter i god stand.
Hjælper arkivering med hensyn til databeskyttelse?
Ja, arkivering kan hjælpe med bekymringer om databeskyttelse ved at opbevare følsomme oplysninger på et sikkert sted og begrænse adgangen til dem. Det kan sammenlignes med at opbevare personlige dokumenter i et aflåst arkivskab; de er ude af syne i forbindelse med daglige aktiviteter, men de er der, når du har brug for dem, med kontrolleret adgang for at beskytte privatlivets fred.
Kan jeg bruge en almindelig ekstern harddisk til arkivering?
Du kan bruge en ekstern harddisk til arkivering, men det er vigtigt at overveje drevets levetid og risikoen for datatab som følge af drevfejl. Det svarer til at opbevare vigtige papirer i en kasse i dit hjem; det er tilgængeligt og overskueligt, men ikke beskyttet mod brand eller oversvømmelse. For kritiske data bør man overveje flere backup-metoder og -steder.
