O que é o arquivo?
No domínio digital, um arquivo é uma coleção de dados transferidos para um local de armazenamento para retenção a longo prazo. Ao contrário dos ficheiros normais, aos quais acede e modifica frequentemente, os dados arquivados são frequentemente comprimidos e armazenados porque não são necessários neste momento, mas podem ser valiosos para referência futura ou conformidade legal. Pode pensar nisto como colocar documentos num armário de arquivo para serem guardados em segurança, em vez de os deixar na sua secretária.
O que é a compressão de ficheiros e qual a sua relação com o arquivamento?
A compressão de ficheiros é como pegar numa grande pilha de papéis e comprimi-los num pacote mais pequeno sem perder qualquer informação. Quando se arquivam ficheiros, é frequente comprimi-los para poupar espaço. A compressão pode ser sem perdas, o que significa que pode reconstruir perfeitamente os dados originais, ou com perdas, o que remove permanentemente alguma informação para poupar ainda mais espaço. No caso dos arquivos, normalmente é preferível utilizar a compressão sem perdas para poder aceder aos dados completos mais tarde, se necessário.
O arquivamento de dados pode ajudar-me na organização?
Sim, arquivar é como organizar o seu espaço de trabalho digital. Ao mover ficheiros mais antigos aos quais não precisa de aceder imediatamente para um arquivo, simplifica o seu sistema de ficheiros ativo. Isto pode levar a uma melhor organização e a um acesso mais rápido aos ficheiros que utiliza regularmente, uma vez que não está a remexer em dados desactualizados ou pouco utilizados.
O que acontece aos meus ficheiros quando estão num arquivo?
Quando os ficheiros são arquivados, normalmente não são utilizados nas suas operações diárias. São como livros na secção de livros raros de uma biblioteca - guardados em segurança até que alguém precise de os consultar. Os ficheiros arquivados são frequentemente comprimidos para poupar espaço e podem necessitar de software de descompressão para serem visualizados ou utilizados no futuro. Permanecem no arquivo até que decida recuperá-los, o que pode ser nunca, ou quando houver uma necessidade específica.
O arquivamento de ficheiros torna-os mais seguros?
O arquivamento pode tornar os ficheiros mais seguros, porque muitas vezes envolve a deslocação dos dados para um espaço menos acessível, onde não sejam facilmente adulterados. Além disso, pode adicionar camadas de segurança como a encriptação, que codifica os dados de modo a que apenas alguém com a chave correcta os possa descodificar. Tal como guardar bens valiosos num cofre, encriptar os seus arquivos mantém-nos afastados de olhares curiosos.
Quando devo pensar em arquivar as minhas mensagens de correio eletrónico?
Pense em arquivar os seus e-mails quando a sua caixa de entrada se tornar pesada ou se tiver mensagens importantes de que não precisa agora, mas que poderá precisar mais tarde. É semelhante a guardar cartas antigas numa caixa de sapatos; guarda-as porque têm valor sentimental ou informações importantes que poderá querer rever um dia. Os clientes de correio eletrónico dispõem frequentemente de opções de arquivo, pelo que pode armazenar estas mensagens de correio eletrónico sem obstruir a sua caixa de entrada principal.
Qual é a diferença entre uma cópia de segurança e um arquivo?
Pense numa cópia de segurança como uma cópia dos seus ficheiros e dados actuais e activos que cria para proteger contra perdas ou danos. Um arquivo, por outro lado, é uma coleção de dados que já não é utilizada ativamente, mas que é guardada por motivos históricos ou para referência futura. As cópias de segurança destinam-se à recuperação, enquanto os arquivos se destinam à recuperação.
Posso aceder aos meus dados arquivados a partir de qualquer lugar?
O acesso aos seus dados arquivados depende do local e da forma como os armazenou. Se utilizou um serviço baseado na nuvem, pode normalmente aceder-lhe a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet. No entanto, se tiver armazenado os seus arquivos em suportes físicos, como um disco rígido no seu escritório, só poderá aceder aos mesmos a partir dessa localização específica, a menos que tenha tomado medidas para se ligar a essa unidade remotamente.
Quais são as ferramentas mais comuns utilizadas para arquivar dados digitais?
Algumas ferramentas comuns para arquivamento incluem software de arquivamento dedicado, que pode automatizar o processo de transferência de dados para um arquivo, e ferramentas de compressão como o WinZip ou o 7-Zip, que comprimem os ficheiros para ocuparem menos espaço. Além disso, os serviços de nuvem oferecem frequentemente opções de arquivamento, em que gerem o armazenamento e a preservação dos seus dados por si.
Com que frequência devo arquivar os meus dados?
A frequência do arquivo depende da rapidez com que os dados se acumulam e da frequência com que são alterados. Se estiver a lidar com muitos documentos que se tornam desactualizados rapidamente, poderá arquivar mensalmente ou trimestralmente. Para uma coleção pessoal de fotografias ou vídeos digitais, uma vez por ano pode ser suficiente. É como ordenar o seu guarda-roupa; alguns artigos são guardados sazonalmente, enquanto outros só podem ser retirados de vez em quando, quando precisar deles.
O arquivamento pode ser automatizado, ou tenho de o fazer manualmente?
É certamente possível automatizar o arquivo. Muitos sistemas permitem definir regras ou políticas que transferem automaticamente os dados para um arquivo após um determinado período ou quando não são acedidos durante algum tempo. É como definir um compromisso recorrente; uma vez no seu calendário, o sistema lembra-o - ou, no caso do arquivo, encarrega-se da tarefa por si - sem que tenha de se lembrar sempre.
Qual é o melhor formato para arquivar documentos?
O melhor formato para arquivar documentos é normalmente um padrão amplamente adotado que provavelmente será suportado no futuro. Normalmente, são utilizados formatos como o PDF/A, que é uma versão normalizada ISO do formato de documento portátil (PDF) especialmente concebido para arquivo e preservação a longo prazo. É como escolher uma caixa resistente para guardar objectos no sótão; quer algo que dure e mantenha os seus documentos em boas condições.
O arquivamento ajuda a resolver problemas de privacidade dos dados?
Sim, o arquivamento pode ajudar a resolver problemas de privacidade de dados, armazenando informações confidenciais num local seguro e limitando o acesso às mesmas. É comparável a manter os documentos pessoais num armário de arquivo fechado à chave; estão fora da vista para as actividades diárias, mas estão lá quando é necessário, com acesso controlado para proteger a privacidade.
Posso utilizar um disco rígido externo normal para arquivar?
Pode utilizar um disco rígido externo para arquivar, mas é importante considerar a longevidade da unidade e os riscos de perda de dados devido a uma falha da unidade. É como guardar documentos importantes numa caixa em casa; é acessível e simples, mas não está protegido contra incêndios ou inundações. Para dados críticos, considere vários métodos e locais de cópia de segurança.
