Matériel informatique et plus encore : L'écosystème informatique de votre petite entreprise

De nombreuses petites entreprises commencent à la table de cuisine du fondateur, avec un vieil ordinateur portable servant de centre à son infrastructure informatique. Mais à mesure que l'entreprise se développe, cette façon de faire devient rapidement inapplicable.

Lorsqu'une entreprise atteint le point où elle compte plusieurs employés, il peut être temps de changer. Si vous passez de plus en plus de temps à gérer la technologie de votre entreprise et à résoudre les problèmes informatiques, vous envisagez probablement de créer un service informatique dédié.

L'équipe informatique est surtout connue comme le groupe de dépannage des problèmes techniques, mais elle fait bien plus que cela. De la configuration des ordinateurs portables et de bureau, à la gestion des tablettes, des appareils IdO et des réseaux Wi-Fi, en passant par le suivi des données commerciales et la collecte d'informations à partir de ces données, le service informatique peut avoir un impact important sur une entreprise et ses clients.

Problèmes courants du département technologique de votre entreprise

Les départements informatiques sont susceptibles de faire face à un nouveau défi presque chaque jour, mais il y en a quelques-uns qui sont communs à tous les types de petites et moyennes entreprises. Si elles ne s'attaquent pas à ces problèmes en temps utile, elles risquent de s'effondrer, ce qui entraînera des pertes d'activité, une détérioration de leur réputation et la possibilité d'amendes réglementaires ou d'autres sanctions.

Parmi les problèmes communs auxquels sont confrontées les petites et moyennes entreprises, citons

Matériel et logiciels obsolètes

Les systèmes d'exploitation et les applications de productivité nécessitent des mises à jour constantes. Bien que certaines de ces mises à jour puissent se faire automatiquement, d'autres doivent être prises en charge par le service informatique. Les mises à jour de logiciels peuvent améliorer les fonctionnalités, ajouter de nouvelles fonctions et protéger contre les problèmes de sécurité potentiels. Former le personnel à informer le service informatique si leur ordinateur demande une mise à jour logicielle.

Lorsqu'il s'agit de matériel informatique pour une petite entreprise, ce n'est un secret pour personne que les coûts sont une préoccupation constante. Il peut être tentant de remettre à plus tard l'investissement dans du nouveau matériel, mais sachez qu'une panne de matériel peut entraîner la perte d'un marché. Si le matériel informatique a plus de quelques années ou entraîne une perte de productivité, il est peut-être temps de le mettre à niveau.

Logiciels illégaux

L'utilisation de logiciels sans licence ou piratés peut permettre d'économiser quelques euros en amont, mais elle peut aussi entraîner la faillite d'une entreprise. Certains fabricants de logiciels offrent des primes s'élevant à des milliers d’euros pour signaler les entreprises qui utilisent des logiciels illégaux ou piratés. En outre, les logiciels piratés comprennent souvent des logiciels malveillants ou des virus qui peuvent permettre à des pirates informatiques extérieurs d'accéder à des systèmes internes, ce qui peut entraîner des dommages aux ordinateurs d'une entreprise ou à son infrastructure informatique qui sont retenus en otage contre rançon.

N'achetez des logiciels qu'auprès de fournisseurs réputés et veillez à ce que les licences soient tenues à jour. Ne partagez pas les mots de passe des bases de données commerciales ou d'autres services d'abonnement. Et, tout aussi important, ne permettez pas aux employés d'installer leurs propres logiciels sur les ordinateurs de l'entreprise.

Manque de sécurité

La sécurité informatique est une préoccupation constante dans le monde des affaires. Utilisez une solution anti-malware sur les ordinateurs de l'entreprise et assurez-vous qu'elle reste à jour.

Modifier les mots de passe par défaut des routeurs et autres dispositifs, et former les employés aux dangers de cliquer sur des liens non sollicités dans les courriers électroniques. Et si possible, ne permettez pas au personnel de brancher des dispositifs externes tels que des clés USB sur les systèmes de l'entreprise. Ceux-ci sont souvent la source de logiciels malveillants et de virus.

Absence de plan de sauvegarde et de récupération

Peu importe les prévisions d'une entreprise en matière de problèmes ou de dépenses en matériel, ce n'est qu'une question de temps avant qu'une pièce d'équipement ne tombe en panne. Même sans défaillance du système, une tempête, une surtension, un incendie ou une autre catastrophe peut provoquer un arrêt. Si une solution de sauvegarde et un plan de récupération des données sont en place, ces situations peuvent être gênantes. Sinon, elles peuvent entraîner l'arrêt complet des opérations. Comme le dit le proverbe : "Espérer le meilleur, mais prévoir le pire".

Comment évaluer les besoins technologiques de votre entreprise

Pour que votre entreprise fonctionne au maximum de ses performances et que la technologie ne soit pas la source de goulets d'étranglement en matière de productivité, il est important de procéder régulièrement à une évaluation des besoins technologiques.

Les questions à prendre en compte dans cette évaluation des besoins technologiques sont notamment les suivantes

Maintenance du matériel : Votre matériel informatique est-il sous garantie, ou avez-vous un contrat d'assistance pour la maintenance de ces appareils ? Sans cela, une panne pourrait vous obliger à effectuer des réparations coûteuses. Si le matériel n'est pas sous garantie ou arrive en fin de vie, il peut être judicieux de le mettre à niveau avant qu'une panne ne se produise.

Sécurité des logiciels et des systèmes d'exploitation : Chaque fois que vous achetez un nouveau matériel informatique, veillez à installer un logiciel antivirus. Sachez que les suites logicielles de sécurité doivent souvent être renouvelées chaque année et que si vous ne le faites pas, vous ne serez pas protégé. En outre, configurez les programmes de sécurité et les systèmes d'exploitation de manière à ce qu'ils téléchargent et installent automatiquement les mises à jour.

Solutions de réseau : Si votre entreprise a atteint un point où les employés partagent fréquemment des fichiers, ou s'ils ont besoin d'accéder à une base de données centrale, il est peut-être temps d'investir dans un serveur. Dans le cas d'une petite ou moyenne entreprise, les serveurs peuvent être utilisés pour des tâches telles que

  • Hébergement de courrier électronique sécurisé
  • Partage et stockage de fichiers
  • Hébergement d'un site web ou d’un site de commerce électronique
  • Hébergement de logiciels SaaS tels que des programmes de gestion de la relation client, des logiciels de comptabilité, des logiciels de gestion des employés ou des logiciels de gestion de projets.
  • Sauvegarder les données des entreprises
  • Collaboration sur les documents

Vous devriez envisager d'investir dans un serveur si vous utilisez des programmes de comptabilité et des logiciels de gestion de la relation client pour communiquer avec les vendeurs et les clients, ou si les employés ont besoin de partager des fichiers, des outils logiciels ou d'autres ressources

Solutions de sauvegarde : Quelle que soit sa taille, toute entreprise devrait disposer d'une solution de sauvegarde de ses systèmes, ces sauvegardes étant stockées dans le nuage ou ailleurs hors site. Pensez, par exemple, aux intempéries telles que feux et inondations dans certaines régions. Les dirigeants d'entreprises de ces régions ont été tenus à l'écart de leur site pendant des jours ou des semaines si ces sites ont survécu. Une sauvegarde n'a aucune valeur si elle n'est pas accessible.

Soutien : De nombreux problèmes technologiques peuvent être résolus simplement en parlant avec un expert. Avez-vous un fournisseur vers lequel vous pouvez vous tourner au cas où le personnel informatique interne ne pourrait pas résoudre un problème ?

Cela nous amène à l'étape suivante de la gestion de l'infrastructure informatique : trouver une source fiable de matériel et un soutien continu.

Comment évaluer un fournisseur de technologie

Bien que les plombiers, les restaurateurs, les ingénieurs ou les avocats puissent être des experts dans leurs domaines respectifs, il y a de fortes chances pour qu'eux et les autres petites entreprises ne soient pas des experts en technologie. Si un tuyau est bouché dans votre restaurant, vous devez appeler un plombier, et si votre société d'ingénierie est confrontée à un problème juridique, vous devez engager un avocat.

C'est la même chose avec la technologie. Lorsqu'il s'agit de gérer l'infrastructure informatique de votre entreprise, il est logique de faire appel à un expert dans ce domaine. Dans cette optique, comment le patron d'une petite ou moyenne entreprise évalue-t-il un fournisseur potentiel de technologie ? Quelle est la meilleure source de matériel informatique pour une petite entreprise ?

Pour commencer, faites preuve de diligence en posant quelques questions de base sur les candidats potentiels.

  • Connaissez-vous leur travail ? Lenovo, par exemple, est une marque mondiale dont le nom est reconnu dans le monde entier.
  • Ont-ils une stabilité financière ? Les revenus de Lenovo ont atteint 51 milliards de dollars en 2019. Il y a fort à parier qu'ils seront là quand vous aurez besoin d'eux.
  • Ont-ils fait leurs preuves ? Lenovo est au service du marché de la technologie depuis plus de 35 ans.

Obtenez des devis et évaluez la valeur des services que le vendeur fournira. Vous pourriez être surpris.

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Le fait que votre entreprise soit considérée comme "petite" ou "moyenne" ne signifie pas que vous avez moins besoin de votre technologie que les "grandes" entreprises. En fait, vous avez probablement besoin de plus. Vous avez besoin de plus de soutien, d'efficacité et de flexibilité, précisément. Pour cela, il y a LenovoPro.

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L'inscription à LenovoPRO est gratuite, avec des niveaux d'adhésion conçus en fonction de la taille de votre entreprise. Lorsqu'il s'agit de servir les services informatiques des petites et moyennes entreprises, rien ne vaut LenovoPRO.

Pour en savoir plus sur ce que Lenovo peut offrir à une petite ou moyenne entreprise, consultez cette FAQ.

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