¿Qué es un documento?
Un documento es un archivo que puede ser físico o digital y contiene información como texto, imágenes o elementos multimedia. Se utiliza para registrar, almacenar y transmitir datos.
Tipos comunes de documentos digitales
Entre los formatos de documentos digitales más habituales se encuentran procesadores de texto (como archivos de Microsoft Word), hojas de cálculo (como Microsoft Excel), documentos PDF, presentaciones (por ejemplo, PowerPoint) y formatos web como HTML.
¿Cómo crear un nuevo documento?
Crear un nuevo documento es sencillo. Solo necesitas usar aplicaciones como Microsoft Word o Google Docs. Abre la aplicación y haz clic en "Nuevo Documento" o usa combinaciones de teclas como Ctrl+N para comenzar.
Diferencia entre documento y archivo
Un documento se refiere al contenido dentro de un archivo. El archivo es el contenedor en el que guardas ese contenido, sea texto, imágenes o multimedia.
¿Qué es el formato de un documento?
El formato de un documento implica estructurar y estilizar el texto, encabezados, fuentes y otras características visuales para que el contenido sea claro y fácil de leer.
¿Qué es una plantilla de documento?
Una plantilla de documento es un archivo predefinido con formatos y estructuras establecidos. Te ayuda a crear documentos consistentes y ahorra tiempo al ofrecer un marco prediseñado adaptado a tus necesidades.
Protección de documentos con contraseña
Para proteger un documento, ve a la configuración de seguridad, busca la opción "Proteger con contraseña" o similar. Introduce una contraseña segura y guarda el archivo. Cualquiera que quiera abrirlo deberá ingresar la clave.
¿Qué es el versionamiento documental?
El versionamiento permite realizar un seguimiento de los cambios que un documento atraviesa con el tiempo. Es útil para colaboración, recuperación de versiones anteriores o restaurar cambios.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
El OCR es una tecnología que identifica texto dentro de imágenes o documentos escaneados, haciendo que el contenido sea editable y más fácil de analizar.
¿Qué es el almacenamiento en la nube para documentos?
El almacenamiento en la nube consiste en guardar tus documentos en servidores en línea, como Google Drive o Dropbox, para accesarlos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Ventajas de los documentos en la nube
- Accesibilidad desde cualquier lugar.
- Sincronización automática entre dispositivos.
- Copias de seguridad digitales.
- Facilita la colaboración y edición simultánea.
Diferencia entre documento y hoja de cálculo
Un documento es para texto principalmente, mientras que las hojas de cálculo organizan datos tabulares en columnas y filas, permitiendo cálculos avanzados y gráficas.
¿Qué es un documento PDF?
El formato PDF mantiene el diseño exacto de un documento sin importar el dispositivo o sistema operativo. Es ampliamente usado para compartir e imprimir.
¿Cómo convertir a PDF?
Desde aplicaciones como Word, elige "Guardar como PDF" o usa herramientas en línea especializadas para realizar la conversión.
Sistema de Gestión de Documentos (DMS)
Un DMS es un software diseñado para almacenar y organizar grandes volúmenes de documentos, ofreciendo control de versiones, seguridad y gestión eficiente de archivos.
¿Cómo respaldar documentos importantes?
Puedes respaldarlos manualmente en dispositivos externos o mediante servicios en la nube que ofrecen copias automáticas para evitar pérdidas.
Firma de documentos electrónicos
Es posible firmar documentos de forma digital usando software dedicado o herramientas en línea. Esto simplifica procesos al usar un mouse, lápiz óptico o pantalla táctil.
Diferencia entre texto plano y texto enriquecido
- Texto plano contiene solo caracteres sin estilos visuales.
- Texto enriquecido admite formatos como negritas, colores o alineaciones y es compatible con múltiples programas.
¿Qué es un escáner de documentos?
Es un dispositivo que transforma documentos físicos en digitales, creando imágenes o archivos que se pueden editar, archivar y compartir electrónicamente.
Trabajo colaborativo en documentos
Herramientas como Google Docs o Microsoft Office 365 permiten trabajar en equipo editando archivos de manera simultánea. Generalmente, compartes el documento mediante un enlace o una invitación por email.
Comparar versiones de documentos
Funciones como "Comparar" o "Control de cambios" dentro de programas de texto pueden identificar diferencias entre dos versiones, facilitando revisiones y ajustes.
Documentos locales vs. en la nube
Los locales se guardan en tu computadora o disco físico, mientras que los almacenados en la nube están disponibles en servidores accesibles desde Internet. Los de la nube ofrecen ventajas como sincronización y mayor accesibilidad.
