ไฟล์เก็บถาวรคืออะไร?

ในขอบเขตดิจิทัลการเก็บถาวรคือชุดของข้อมูลที่ถ่ายโอนไปยังสถานที่จัดเก็บเพื่อการเก็บรักษาในระยะยาว ซึ่งแตกต่างจากไฟล์ทั่วไปที่คุณเข้าถึงและแก้ไขบ่อยครั้งข้อมูลที่เก็บถาวรมักจะถูกบีบอัดและเก็บไว้เนื่องจากไม่จําเป็นในขณะนี้ แต่อาจมีประโยชน์สําหรับการอ้างอิงในอนาคตหรือการปฏิบัติตามกฎหมาย คุณสามารถคิดว่ามันเป็นการวางเอกสารลงในตู้เก็บเอกสารเพื่อความปลอดภัยแทนที่จะทิ้งไว้บนโต๊ะของคุณ

การบีบอัดไฟล์คืออะไรและเกี่ยวข้องกับการเก็บถาวรอย่างไร

การบีบอัดไฟล์ก็เหมือนกับการนํากระดาษกองใหญ่มาบีบให้เป็นแพ็คเกจที่เล็กลงโดยไม่สูญเสียข้อมูลใดๆ เมื่อคุณเก็บถาวรไฟล์ คุณมักจะบีบอัดไฟล์เหล่านั้นเพื่อประหยัดพื้นที่ การบีบอัดอาจไม่สูญเสียซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสร้างข้อมูลต้นฉบับใหม่ได้อย่างสมบูรณ์แบบหรือสูญเสียซึ่งจะลบข้อมูลบางอย่างอย่างถาวรเพื่อประหยัดพื้นที่มากยิ่งขึ้น สําหรับการเก็บถาวรโดยทั่วไปคุณต้องการใช้การบีบอัดแบบไม่สูญเสียข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดได้ในภายหลังหากจําเป็น

การเก็บข้อมูลถาวรสามารถช่วยฉันในการจัดระเบียบได้หรือไม่

ใช่ การเก็บถาวรก็เหมือนกับการทําให้พื้นที่ทํางานดิจิทัลของคุณยุ่งเหยิง การย้ายไฟล์เก่าที่คุณไม่จําเป็นต้องเข้าถึงไปยังที่เก็บถาวรในทันทีจะทําให้ระบบไฟล์ที่ใช้งานอยู่ของคุณคล่องตัวขึ้น สิ่งนี้สามารถนําไปสู่การจัดระเบียบที่ดีขึ้นและการเข้าถึงไฟล์ที่คุณใช้เป็นประจําได้เร็วขึ้นเนื่องจากคุณไม่ได้กลั่นกรองข้อมูลที่ล้าสมัยหรือใช้ไม่บ่อยนัก

จะเกิดอะไรขึ้นกับไฟล์ของฉันเมื่ออยู่ในที่เก็บถาวร

เมื่อไฟล์ถูกเก็บถาวรแล้วโดยทั่วไปไฟล์เหล่านั้นจะไม่ถูกใช้ในการดําเนินงานประจําวันของคุณ พวกเขาเป็นเหมือนหนังสือในส่วนหนังสือหายากของห้องสมุด—เก็บไว้อย่างปลอดภัยจนกว่าจะมีคนต้องการอ้างอิง ไฟล์ที่เก็บถาวรมักถูกบีบอัดเพื่อประหยัดพื้นที่และอาจต้องใช้ซอฟต์แวร์คลายการบีบอัดเพื่อดูหรือใช้งานในอนาคต พวกเขายังคงอยู่ในที่เก็บถาวรจนกว่าคุณจะตัดสินใจที่จะเรียกคืนซึ่งอาจไม่เคยหรือเมื่อมีความจําเป็นเฉพาะ

การเก็บถาวรไฟล์ทําให้ปลอดภัยยิ่งขึ้นหรือไม่?

การเก็บถาวรสามารถทําให้ไฟล์มีความปลอดภัยมากขึ้น เนื่องจากมักเกี่ยวข้องกับการย้ายข้อมูลไปยังพื้นที่ที่เข้าถึงได้น้อยซึ่งไม่ถูกดัดแปลงได้ง่าย นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มชั้นความปลอดภัยต่างๆ เช่น การเข้ารหัส ซึ่งจะแย่งชิงข้อมูลเพื่อให้มีเพียงคนที่มีคีย์ที่ถูกต้องเท่านั้นที่สามารถถอดรหัสได้ เช่นเดียวกับการล็อคทรัพย์สินมีค่าไว้ในตู้นิรภัยการเข้ารหัสที่เก็บถาวรของคุณจะป้องกันไม่ให้สอดรู้สอดเห็น

ฉันควรคิดถึงการเก็บถาวรอีเมลเมื่อใด

ลองเก็บอีเมลของคุณไว้เมื่อกล่องจดหมายของคุณเทอะทะ หรือคุณมีข้อความสําคัญที่คุณไม่ต้องการในตอนนี้แต่อาจต้องใช้ในภายหลัง คล้ายกับการเก็บจดหมายเก่าไว้ในกล่องรองเท้า คุณซ่อนมันไว้เพราะมันมีคุณค่าทางอารมณ์หรือข้อมูลสําคัญที่คุณอาจต้องการทบทวนสักวันหนึ่ง โปรแกรมรับส่งเมลมักมีตัวเลือกการเก็บถาวร คุณจึงสามารถจัดเก็บอีเมลเหล่านี้ได้โดยไม่ทําให้กล่องจดหมายหลักของคุณอุดตัน

การสํารองข้อมูลและการเก็บถาวรแตกต่างกันอย่างไร

คิดว่าข้อมูลสํารองเป็นสําเนาของไฟล์และข้อมูลที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันที่คุณสร้างขึ้นเพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหาย ในทางกลับกัน ที่เก็บถาวรคือชุดของข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป แต่จะถูกบันทึกไว้ด้วยเหตุผลทางประวัติศาสตร์หรือการอ้างอิงในอนาคต การสํารองข้อมูลมีไว้สําหรับการกู้คืนในขณะที่ไฟล์เก็บถาวรมีไว้สําหรับการดึงข้อมูล

ฉันสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เก็บถาวรได้จากทุกที่หรือไม่

การเข้าถึงข้อมูลที่เก็บถาวรของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดเก็บไว้ที่ไหนและอย่างไร หากคุณเคยใช้บริการบนคลาวด์คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต อย่างไรก็ตามหากคุณจัดเก็บไฟล์เก็บถาวรของคุณไว้ในสื่อทางกายภาพเช่นฮาร์ดไดรฟ์ในสํานักงานของคุณคุณจะสามารถเข้าถึงได้จากตําแหน่งนั้นเท่านั้นเว้นแต่คุณจะเตรียมการเชื่อมต่อกับไดรฟ์นั้นจากระยะไกล

เครื่องมือทั่วไปที่ใช้ในการเก็บข้อมูลดิจิทัลมีอะไรบ้าง

เครื่องมือทั่วไปบางอย่างสําหรับการเก็บถาวร ได้แก่ ซอฟต์แวร์เก็บถาวรเฉพาะ ซึ่งสามารถทําให้กระบวนการถ่ายโอนข้อมูลไปยังไฟล์เก็บถาวรเป็นไปโดยอัตโนมัติ และเครื่องมือบีบอัด เช่น WinZip หรือ 7-Zip ซึ่งบีบอัดไฟล์ให้ใช้พื้นที่น้อยลง นอกจากนี้ บริการคลาวด์มักจะเสนอตัวเลือกการเก็บถาวร ซึ่งจะจัดการการจัดเก็บและการเก็บรักษาข้อมูลของคุณให้กับคุณ

ฉันควรเก็บข้อมูลของฉันไว้บ่อยแค่ไหน?

ความถี่ในการเก็บถาวรขึ้นอยู่กับความเร็วในการสะสมข้อมูลของคุณและความถี่ในการเปลี่ยนแปลง หากคุณกําลังจัดการกับเอกสารจํานวนมากที่ล้าสมัยอย่างรวดเร็วคุณอาจเก็บถาวรรายเดือนหรือรายไตรมาส สําหรับคอลเลกชันภาพถ่ายหรือวิดีโอดิจิทัลส่วนตัวปีละครั้งอาจเพียงพอ มันเหมือนกับการจัดเรียงตู้เสื้อผ้าของคุณ บางรายการถูกจัดเก็บตามฤดูกาล ในขณะที่บางรายการคุณอาจขุดออกทุกๆ สองสามปีเมื่อคุณต้องการเท่านั้น

การเก็บถาวรสามารถทําได้โดยอัตโนมัติหรือต้องทําด้วยตนเอง

คุณสามารถเก็บถาวรโดยอัตโนมัติได้อย่างแน่นอน หลายระบบอนุญาตให้คุณตั้งกฎหรือนโยบายที่ถ่ายโอนข้อมูลไปยังที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือเมื่อไม่มีการเข้าถึงเป็นระยะเวลาหนึ่ง มันเหมือนกับการนัดหมายที่เกิดซ้ํา เมื่ออยู่ในปฏิทินของคุณแล้ว ระบบจะเตือนคุณ หรือในกรณีของการเก็บถาวร ให้ดูแลงานให้คุณโดยที่คุณไม่ต้องจําทุกครั้ง

รูปแบบที่ดีที่สุดสําหรับการเก็บถาวรเอกสารคืออะไร?

รูปแบบที่ดีที่สุดสําหรับการเก็บถาวรเอกสารมักจะเป็นมาตรฐานที่นํามาใช้กันอย่างแพร่หลายซึ่งมีแนวโน้มที่จะได้รับการสนับสนุนในอนาคต โดยทั่วไปจะใช้รูปแบบต่างๆ เช่น PDF/A ซึ่งเป็นรูปแบบเอกสารพกพา (PDF) เวอร์ชันมาตรฐาน ISO ที่ออกแบบมาเป็นพิเศษสําหรับการเก็บถาวรและการเก็บรักษาในระยะยาว มันเหมือนกับการเลือกกล่องที่แข็งแรงสําหรับเก็บสิ่งของในห้องใต้หลังคา คุณต้องการบางสิ่งที่จะคงอยู่และรักษาเอกสารของคุณให้อยู่ในสภาพดี

การเก็บถาวรช่วยในเรื่องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลหรือไม่

ได้ การเก็บถาวรสามารถช่วยแก้ปัญหาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลได้โดยการจัดเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในตําแหน่งที่ปลอดภัยและจํากัดการเข้าถึง เปรียบได้กับการเก็บเอกสารส่วนตัวไว้ในตู้เก็บเอกสารที่ล็อคไว้ พวกเขาอยู่นอกสายตาสําหรับกิจกรรมประจําวัน แต่มีเมื่อคุณต้องการด้วยการเข้าถึงที่มีการควบคุมเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว

ฉันสามารถใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกปกติในการเก็บถาวรได้หรือไม่

คุณสามารถใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกในการเก็บถาวรได้ แต่สิ่งสําคัญคือต้องพิจารณาอายุการใช้งานของไดรฟ์และความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูลเนื่องจากความล้มเหลวของไดรฟ์ มันเหมือนกับการเก็บเอกสารสําคัญไว้ในกล่องในบ้านของคุณ สามารถเข้าถึงได้และตรงไปตรงมา แต่ไม่สามารถป้องกันไฟไหม้หรือน้ําท่วมได้ สําหรับข้อมูลสําคัญ ให้พิจารณาวิธีการสํารองข้อมูลและตําแหน่งต่างๆ