Så här skickar du ett fax

Det är enkelt att skicka ett fax. Allt du behöver är en internetanslutning och en faxkompatibel enhet eller en faxtjänst online. Du kan använda din dator eller bärbara dator, till och med din smartphone. Slå bara på din faxkompatibla enhet - eller sök efter en faxtjänstleverantör - och följ sedan instruktionerna.

Vilka filer kan skickas via fax?

De flesta typer av filer kan faxas, inklusive PDF-filer, JPG-filer, TIFFS-filer, Microsoft Word-dokument och andra. Det finns vissa begränsningar; filer med skyddad information får inte skickas via fax eftersom de kan innehålla konfidentiella uppgifter som kräver extra säkerhetsåtgärder för att kunna överföras säkert.

Kan jag få fysiska dokument via fax?

Ja, det är ganska vanligt att människor skickar fysiska dokument som avtal och fakturor via fax. Det eliminerar behovet av kostsamma och tidskrävande posttjänster och gör det mer bekvämt och effektivt för alla parter.

Finns det gränser när du skickar ett fax?

Nej, du kan faxa i stort sett vad som helst. Men det finns tillfällen då du bör överväga om ett visst dokument ska faxas. Tänk efter en extra gång om det innehåller känslig information, t.ex. affärshemligheter som du inte vill ska överföras via offentliga nätverk. Den enda andra begränsningen kan vara filstorleken, men om det inträffar är det bara att dela upp jobbet i flera fax.

Hur kan jag veta att den avsedda mottagaren har fått mitt fax?

Om du använder en faxtjänst online kommer den vanligtvis att tillhandahålla meddelanden om leveransbekräftelse. Om du använder en fysisk faxenhet talar den vanligtvis om för dig när processen har avslutats - även om det inte eliminerar risken för problem hos mottagaren, till exempel brist på papper i faxmaskinen.

Är det förenat med kostnader att skicka ett fax?

Kostnaden för att skicka ett fax beror på vilken enhet eller tjänsteleverantör du använder. I allmänhet erbjuder de flesta grundläggande faxtjänster gratis sändning (med vissa begränsningar i fråga om filstorlek och filtyp). Premiumtjänster kan kosta mer. För fysiska enheter är kostnaderna främst kopplade till den telefon- eller internettjänst som används för överföringen.

Finns det några juridiska konsekvenser att ta hänsyn till när man skickar ett fax?

Ur ett juridiskt perspektiv är de viktigaste frågorna kring faxning relaterade till de data/den information du överför och huruvida du har full äganderätt och kontroll över dem. Och kom ihåg att om det är olagligt att publicera eller posta en viss typ av dokument, är det förmodligen också olagligt att överföra det via fax.

Hur tillförlitlig är faxning?

Faxning har blivit mycket tillförlitligt genom åren, oavsett hur du gör det. De flesta sändningar går igenom utan problem - tack vare tillförlitligheten hos dagens telefonlinjer och internetanslutningar. Ändå når inte alla fax sin destination, så överväg att registrera dig för bekräftelsemeddelanden och / eller kontakta mottagaren för att se till att ditt objekt kom igenom.

Finns det några säkerhetsproblem när du skickar ett fax?

Ja, som med alla typer av dataöverföringar finns det alltid en risk för kompromisser. Så innan du trycker på Skicka, se till att du litar på den person/det företag som du skickar ditt dokument till.

Kan jag skicka ett fax från min smartphone?

Ja, alla smartphones som är anslutna till internet kan användas för att komma åt faxtjänster. Och det finns appar som du kan installera på din enhet som i huvudsak duplicerar funktionerna hos en gammaldags faxmaskin.

Hur spårar jag de fax jag har skickat?

Faxtjänster online erbjuder vanligtvis spårningsfunktioner som visar när mottagaren har öppnat ditt fax, om de har skrivit ut eller sparat det - kanske till och med om de har gjort några anteckningar på det. För fysiska faxenheter får du vanligtvis ett meddelande om att samtalet slutfördes framgångsrikt, men det eliminerar inte risken för problem i mottagarens ände.

Är det lätt att registrera sig för en faxtjänst online?

Ja, leverantörer av faxtjänster online försöker göra processen så enkel som möjligt. Du måste vanligtvis skapa ett ID eller konto med tjänsten och du kommer att behöva tillhandahålla grundläggande information om dig själv och / eller ditt företag. Du bör kunna komma igång på bara några minuter eller mindre.

Hur snabbt kommer jag att få mitt fax?

Hur snabbt fax sänds och tas emot beror på vilken tjänsteleverantör du använder, vilka nätverk som är inblandade och ibland på din egen utrustning (är den ansluten vid tillfället?). Men vanligtvis tar faxöverföringen bara några minuter eller mindre.

Finns det en gräns för hur många personer som kan ta emot mitt fax?

Det är inte vanligt. Vissa leverantörer kan ha begränsningar, men de flesta låter dig skicka dina dokument till så många personer som du behöver - utan begränsningar. Kom bara ihåg att om du lägger till fler personer kan den totala tidsåtgången öka och, beroende på tjänsten, kan det påverka dina kostnader.

Kan jag skicka ett fax från var som helst i världen?

Ja, det går bra. Även om vissa leverantörer kan ha begränsningar för vissa länder, låter de flesta dig skicka dokument från var som helst med en internetanslutning eller telefonlinje.

Kan jag skicka en stor fil via fax?

Ja, om din tjänsteleverantör har rätt infrastruktur bör de flesta filer inte vara något problem, oavsett storlek. Onlinetjänster låter dig ofta till och med komprimera dem innan du skickar dem så att de tar mindre plats vid överföringen.

Varför ska jag spåra min faxöverföringshistorik?

Vissa tjänster och fysiska faxenheter erbjuder spårningsfunktioner för att övervaka statusen för ditt dokument, om överföringen slutfördes korrekt och andra faktorer. En faxlogg hjälper dig också att hålla reda på hur ofta du skickar fax och till vem.

Hur kan jag hålla mina fax privata?

Gamla faxmaskiner kan fortfarande sända ditt fax i läsbar form. Men de flesta moderna tjänster innehåller nu krypteringsfunktioner som hjälper till att skydda känsliga uppgifter som kreditkortsnummer eller personlig information från att fångas upp. Titta efter dessa funktioner innan du registrerar dig.

Vad finns det för alternativ till att skicka ett fax?

E-post är förmodligen det enklaste och vanligaste alternativet till att skicka ett fax. Eller så kan du dela ditt dokument med hjälp av molnlagringstjänster som Dropbox eller Google Drive. Sådana tjänster har vanligtvis en gratis nivå med begränsad lagringskapacitet och ytterligare betalda nivåer med mer.