Como enviar um fax

Enviar um fax é fácil. Tudo o que precisa é de uma ligação à Internet e de um dispositivo com capacidade de envio de faxes ou de um serviço de envio de faxes em linha. Pode utilizar o seu computador ou portátil, ou mesmo o seu smartphone. Basta ligar o dispositivo compatível com fax - ou procurar um fornecedor de serviços de fax - e seguir as instruções.

Que ficheiros podem ser enviados por fax?

A maioria dos tipos de ficheiros pode ser enviada por fax, incluindo PDFs, JPGs, TIFFS, documentos do Microsoft Word e outros. Existem alguns limites; os ficheiros com informações protegidas não podem ser enviados por fax porque podem conter dados confidenciais que necessitam de medidas de segurança adicionais para serem transmitidos em segurança.

Posso receber documentos físicos por fax?

Sim. É bastante comum as pessoas enviarem documentos físicos, como contratos e facturas, por fax. Isto elimina a necessidade de serviços de correio dispendiosos e demorados e torna o processo mais cómodo e eficiente para todas as partes.

Existem limites  ao enviar um fax?

Não, é possível enviar por fax praticamente tudo. Mas há alturas em que deve ponderar se um determinado documento deve ser enviado por fax. Pense duas vezes se o documento contiver informações sensíveis, como segredos comerciais, que não deseja transmitir através de redes públicas. A única outra limitação pode ser o tamanho do ficheiro, mas se isso acontecer, basta dividir o trabalho em vários faxes.

Como posso saber se o destinatário recebeu o meu fax?

Se estiver a utilizar um serviço de fax online, este fornecerá normalmente notificações de Confirmação de Entrega. Se estiver a utilizar um dispositivo de fax físico, este informá-lo-á normalmente quando o processo tiver terminado - embora isso não elimine a possibilidade de problemas por parte do destinatário, como a falta de papel no respetivo fax.

Existem custos associados ao envio de um fax?

O custo do envio de um fax depende do dispositivo ou do fornecedor de serviços que estiver a utilizar. Em geral, a maioria dos pacotes básicos de serviços de fax oferece capacidades de envio gratuitas (com algumas restrições de tamanho/tipo de ficheiro). Os serviços premium podem custar mais. No caso dos dispositivos físicos, os custos referem-se sobretudo ao serviço telefónico ou de Internet utilizado para a transmissão.

Há implicações legais a considerar quando se envia um fax?

Do ponto de vista jurídico, as principais questões relacionadas com o envio de faxes prendem-se com os dados/informações que está a transmitir e com o facto de ter ou não a propriedade e o controlo totais dos mesmos. E não se esqueça de que, se é ilegal publicar ou enviar por correio um determinado tipo de documento, provavelmente também é ilegal transmiti-lo por fax.

Qual é a fiabilidade do fax?

O envio de faxes tem-se tornado altamente fiável ao longo dos anos, independentemente da forma como é feito. A maioria das transmissões é efectuada sem problemas, graças à fiabilidade das actuais linhas telefónicas e ligações à Internet. No entanto, nem todos os faxes chegam ao seu destino, por isso, considere a possibilidade de se inscrever para receber notificações de confirmação e/ou contactar o destinatário para se certificar de que o seu envio foi efectuado.

Existem preocupações de segurança ao enviar um fax?

Sim, como em todos os tipos de transferências de dados, o risco de comprometimento está sempre presente. Por isso, antes de premir Enviar, certifique-se de que confia na pessoa/empresa para a qual está a enviar o seu documento.

Posso enviar um fax a partir do meu smartphone?

Sim, qualquer smartphone que esteja ligado à Internet pode ser utilizado para aceder a serviços de envio de faxes. E há aplicações que podem ser instaladas no seu dispositivo que duplicam essencialmente as funções de um fax antigo.

Como é que controlo os faxes que enviei?

Os serviços de fax online oferecem normalmente funcionalidades de rastreio que mostram quando o destinatário abriu o fax, se o imprimiu ou guardou - possivelmente até se fez alguma anotação. Para dispositivos de fax físicos, normalmente recebe uma notificação de que a chamada foi concluída com êxito, mas isso não elimina a possibilidade de problemas no lado do destinatário.

É fácil inscrever-se num serviço de fax em linha?

Sim, os fornecedores de serviços de fax em linha tentam tornar o processo o mais fácil possível. Normalmente, terá de criar um ID ou uma conta no serviço e ser-lhe-á pedido que forneça informações básicas sobre si e/ou a sua empresa. Deverá ser possível começar a utilizar o serviço em apenas alguns minutos ou menos.

Em quanto tempo receberei o meu fax?

A velocidade a que os faxes são transmitidos e recebidos depende do fornecedor de serviços que está a utilizar, das redes envolvidas e, por vezes, do seu próprio equipamento (está ligado na altura?). Mas, normalmente, a transmissão de faxes demora apenas alguns minutos ou menos.

Existe um limite para o número de pessoas que podem receber o meu fax?

Normalmente, não. Embora alguns fornecedores possam ter restrições, a maioria permite-lhe enviar os seus documentos para o número de pessoas que necessitar, sem limites. Lembre-se apenas de que adicionar mais pessoas pode aumentar o tempo total necessário e, dependendo do serviço, pode afetar os seus custos.

Posso enviar um fax a partir de qualquer parte do mundo?

Sim. Embora alguns fornecedores possam ter restrições para determinados países, a maioria permite-lhe enviar documentos a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet ou uma linha telefónica.

Posso enviar um ficheiro grande por fax?

Sim. Se o seu fornecedor de serviços tiver a infraestrutura adequada, a maioria dos ficheiros não deverá constituir um problema, independentemente do tamanho. Muitas vezes, os serviços em linha até permitem comprimir os ficheiros antes de os enviar, para que ocupem menos espaço durante a transmissão.

Porque é que devo seguir o meu histórico de transmissão de faxes?

Alguns serviços e dispositivos físicos de fax oferecem funcionalidades de seguimento para monitorizar o estado do documento, se a transmissão foi concluída corretamente e outros factores. Um registo de faxes também o ajudará a controlar a frequência com que envia faxes e para quem.

Como é que posso manter os meus faxes privados?

Os aparelhos de fax antigos ainda podem transmitir o fax em formato legível. Mas a maioria dos serviços modernos inclui agora capacidades de encriptação que ajudam a proteger dados sensíveis, como números de cartões de crédito ou informações pessoais, de serem interceptados. Procure estas caraterísticas antes de se inscrever.

Quais são as alternativas ao envio de um fax?

O correio eletrónico é provavelmente a alternativa mais fácil e mais comum ao envio de um fax. Ou pode partilhar o seu documento utilizando serviços de armazenamento na nuvem, como o Dropbox ou o Google Drive. Normalmente, estes serviços têm um nível gratuito com uma capacidade de armazenamento limitada e níveis pagos adicionais com mais capacidade.