Slik sender du en faks ?

Det er enkelt å sende en faks. Alt du trenger er en Internett-tilkobling og en faks-kompatibel enhet eller en nettbasert fakstjeneste. Du kan bruke datamaskinen eller den bærbare datamaskinen, til og med smarttelefonen. Bare slå på enheten som kan fakse - eller søk etter en leverandør av fakstjenester - og følg deretter instruksjonene.

Hvilke filer kan sendes via faks?

De fleste typer filer kan fakses, inkludert PDF-filer, JPG-filer, TIFFS, Microsoft Word-dokumenter og andre. Det finnes noen begrensninger; filer med beskyttet informasjon kan ikke sendes på faks fordi de kan inneholde konfidensielle data som krever ekstra sikkerhetstiltak for å kunne overføres på en trygg måte.

Kan jeg motta fysiske dokumenter på faks?

Ja, det er ganske vanlig å sende fysiske dokumenter som kontrakter og fakturaer på faks. Dette eliminerer behovet for kostbare og tidkrevende posttjenester og gjør det mer praktisk og effektivt for alle parter.

Finnes det grenser når du sender en faks?

Nei, du kan fakse nesten hva som helst. Men noen ganger bør du vurdere om et gitt dokument bør fakses. Tenk deg om to ganger hvis det inneholder sensitiv informasjon, for eksempel forretningshemmeligheter som du ikke ønsker å sende over offentlige nettverk. Den eneste andre begrensningen kan være filstørrelsen, men i så fall er det bare å dele opp jobben i flere fakser.

Hvordan kan jeg vite at den tiltenkte mottakeren har mottatt faksen min?

Hvis du bruker en nettbasert fakstjeneste, vil den vanligvis gi deg en leveringsbekreftelse. Hvis du bruker en fysisk faksenhet, vil den vanligvis fortelle deg når prosessen er ferdig - selv om det ikke eliminerer muligheten for problemer hos mottakeren, for eksempel mangel på papir i faksmaskinen.

Er det kostnader forbundet med å sende en faks?

Kostnaden for å sende en faks avhenger av hvilken enhet eller tjenesteleverandør du bruker. Generelt tilbyr de fleste grunnleggende faks-tjenestepakker gratis sending (med noen begrensninger på filstørrelse og -type). Premiumtjenester kan koste mer. For fysiske enheter er kostnadene hovedsakelig knyttet til telefon- eller Internett-tjenesten som brukes til overføring.

Er det noen juridiske konsekvenser å ta hensyn til når du sender en faks?

Fra et juridisk perspektiv er de viktigste problemene med faksing knyttet til dataene/informasjonen du overfører, og hvorvidt du har fullt eierskap og kontroll over dem. Og husk at hvis det er ulovlig å publisere eller sende en bestemt type dokument per post, er det sannsynligvis også ulovlig å sende det per faks.

Hvor pålitelig er faksing?

Faksing har blitt svært pålitelig med årene, uansett hvordan du gjør det. De fleste overføringer går gjennom uten problemer - noe som skyldes påliteligheten til dagens telefonlinjer og internettforbindelser. Likevel er det ikke alle fakser som når frem, så du bør vurdere å registrere deg for bekreftelsesvarsler og/eller kontakte mottakeren for å forsikre deg om at sendingen kom frem.

Er det noen sikkerhetsproblemer når du sender en faks?

Ja, som med alle typer dataoverføringer er risikoen for kompromittering alltid til stede. Så før du trykker på Send, må du forsikre deg om at du stoler på personen/selskapet du sender dokumentet til.

Kan jeg sende en faks fra smarttelefonen min?

Ja, alle smarttelefoner som er koblet til Internett, kan brukes til å få tilgang til fakssendingstjenester. Og det finnes apper du kan installere på enheten din som i hovedsak dupliserer funksjonene til en gammeldags faksmaskin.

Hvordan sporer jeg faksen jeg har sendt?

Nettbaserte fakstjenester tilbyr vanligvis sporingsfunksjoner som viser deg når mottakeren har åpnet faksen din, om de har skrevet den ut eller lagret den - og kanskje til og med om de har gjort noen notater i den. Når det gjelder fysiske faksenheter, får du vanligvis et varsel om at samtalen ble fullført, men det eliminerer ikke muligheten for problemer hos mottakeren.

Er det enkelt å registrere seg for en nettbasert fakstjeneste?

Ja, leverandører av fakstjenester på nett prøver å gjøre prosessen så enkel som mulig. Du må vanligvis opprette en ID eller konto hos tjenesten, og du må oppgi grunnleggende informasjon om deg selv og/eller bedriften din. Du bør kunne komme i gang på bare noen få minutter eller mindre.

Hvor raskt vil jeg motta faksen min?

Hvor raskt faksene sendes og mottas, avhenger av tjenesteleverandøren du bruker, de involverte nettverkene og noen ganger av ditt eget utstyr (er det tilkoblet på det aktuelle tidspunktet?). Men vanligvis tar faksoverføringen bare noen få minutter eller mindre.

Er det en grense for hvor mange som kan motta faksen min?

Vanligvis ikke. Selv om enkelte leverandører kan ha begrensninger, lar de fleste deg sende dokumentene dine til så mange personer du trenger - uten begrensninger. Husk bare at hvis du legger til flere personer, kan det øke den totale tidsbruken og, avhengig av tjenesten, påvirke kostnadene dine.

Kan jeg sende en faks fra hvor som helst i verden?

Ja. Selv om enkelte leverandører kan ha restriksjoner for enkelte land, lar de fleste deg sende dokumenter fra hvor som helst med en Internett-tilkobling eller telefonlinje.

Kan jeg sende en stor fil via faks?

Ja, hvis tjenesteleverandøren din har riktig infrastruktur, bør de fleste filer være uproblematiske uansett størrelse. Nettbaserte tjenester lar deg ofte til og med komprimere filene før du sender dem, slik at de tar mindre plass når de sendes.

Hvorfor bør jeg spore faksoverføringshistorikken min?

Noen tjenester og fysiske faksenheter tilbyr sporingsfunksjoner for å overvåke statusen til dokumentet, om overføringen ble fullført på riktig måte og andre faktorer. En fakslogg hjelper deg også med å holde oversikt over hvor ofte du sender fakser og til hvem.

Hvordan kan jeg holde faksene mine private?

Gamle faksmaskiner kan fortsatt sende faksen din i lesbar form. Men de fleste moderne tjenester har nå krypteringsfunksjoner som bidrar til å beskytte sensitive data som kredittkortnumre eller personopplysninger fra å bli snappet opp. Se etter disse funksjonene før du registrerer deg.

Hva er noen alternativer til å sende faks?

E-post er sannsynligvis det enkleste og vanligste alternativet til å sende en faks. Eller du kan dele dokumentet ditt ved hjelp av skylagringstjenester som Dropbox eller Google Drive. Slike tjenester har vanligvis et gratisnivå med begrenset lagringskapasitet og flere betalingsnivåer med mer.