Hoe verstuur ik een fax?
Een fax versturen is eenvoudig. Alles wat je nodig hebt is een internetverbinding en een apparaat dat geschikt is voor faxen of een online faxverzendservice. U kunt uw computer of laptop gebruiken, zelfs uw smartphone. Zet gewoon je apparaat dat geschikt is voor faxen aan of zoek een faxservice en volg de instructies.
Welke bestanden kunnen per fax worden verzonden?
De meeste soorten bestanden kunnen worden gefaxt, waaronder PDF's, JPG's, TIFFS en Microsoft Word-documenten. Er zijn enkele beperkingen; bestanden met beschermde informatie mogen niet per fax worden verzonden omdat ze vertrouwelijke gegevens kunnen bevatten die extra veiligheidsmaatregelen nodig hebben om veilig te kunnen worden verzonden.
Kan ik fysieke documenten per fax ontvangen?
Ja. Het is heel gebruikelijk dat mensen fysieke documenten zoals contracten en facturen per fax versturen. Hierdoor zijn er geen dure en tijdrovende postdiensten meer nodig en is het voor alle partijen handiger en efficiënter.
Zijn er grenzen aan het versturen van een fax?
Nee, je kunt vrijwel alles faxen. Maar er zijn momenten waarop je moet overwegen of een bepaald document wel gefaxt moet worden. Denk goed na als het gevoelige informatie bevat, zoals bedrijfsgeheimen, die je niet via openbare netwerken wilt verzenden. De enige andere beperking kan de bestandsgrootte zijn, maar als dat het geval is, kunt u uw opdracht gewoon opsplitsen in meerdere faxen.
Hoe weet ik dat de beoogde ontvanger mijn fax heeft ontvangen?
Als u een online faxservice gebruikt, biedt deze meestal een bevestiging van aflevering. Als je een fysiek faxapparaat gebruikt, zal het je meestal vertellen wanneer het proces is voltooid, hoewel dat niet uitsluit dat er problemen kunnen zijn bij de ontvanger, zoals een gebrek aan papier in hun faxapparaat.
Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van een fax?
De kosten voor het verzenden van een fax zijn afhankelijk van het apparaat of de serviceprovider die u gebruikt. Over het algemeen bieden de meeste basispakketten voor faxdiensten gratis verzendmogelijkheden (met enkele beperkingen wat betreft bestandsgrootte en -type). Premium services kunnen duurder zijn. Voor fysieke apparaten hebben de kosten meestal betrekking op de telefoon- of internetservice die wordt gebruikt voor de verzending.
Zijn er juridische implicaties waarmee rekening moet worden gehouden bij het verzenden van een fax?
Vanuit juridisch oogpunt hebben de belangrijkste problemen met faxen te maken met de gegevens/informatie die u verzendt en of u er volledig eigenaar van bent en er controle over hebt. En houd er rekening mee dat als het illegaal is om een bepaald soort document te publiceren of per post te versturen, het waarschijnlijk ook illegaal is om het per fax te versturen.
Hoe betrouwbaar is faxen?
Faxen is door de jaren heen zeer betrouwbaar geworden, ongeacht hoe je het doet. De meeste verzendingen verlopen zonder problemen- dankzij de betrouwbaarheid van de telefoonlijnen en internetverbindingen van tegenwoordig. Toch bereikt niet elke fax zijn bestemming, dus overweeg je in te schrijven voor bevestigingsmeldingen en/of contact op te nemen met de ontvanger om te controleren of je bericht is aangekomen.
Zijn er veiligheidsrisico's bij het verzenden van een fax?
Ja, zoals bij alle soorten gegevensoverdracht is het risico op compromittering altijd aanwezig. Dus voordat u op verzenden drukt, moet u ervoor zorgen dat u de persoon/het bedrijf vertrouwt naar wie u uw document verstuurt.
Kan ik een fax versturen vanaf mijn smartphone?
Ja, elke smartphone met internetverbinding kan worden gebruikt voor faxverzendservices. En er zijn apps die je op je apparaat kunt installeren die in wezen de functies van een ouderwetse faxmachine dupliceren.
Hoe kan ik bijhouden welke fax ik heb verzonden?
Online faxdiensten bieden meestal traceerfuncties die je laten zien wanneer de ontvanger je fax heeft geopend, of hij/zij de fax heeft afgedrukt of opgeslagen, en mogelijk zelfs of hij/zij er aantekeningen bij heeft gemaakt. Bij fysieke faxapparaten krijg je meestal een melding dat het gesprek succesvol is afgerond, maar dat sluit de kans op problemen bij de ontvanger niet uit.
Is het makkelijk om je aan te melden voor een online faxservice?
Ja, aanbieders van online faxdiensten proberen het proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Meestal moet u een ID of account aanmaken bij de service en basisinformatie over uzelf en/of uw bedrijf opgeven. Binnen een paar minuten of minder kun je aan de slag.
Hoe snel ontvang ik mijn fax?
De snelheid waarmee faxen worden verzonden en ontvangen hangt af van de serviceprovider die u gebruikt, de betrokken netwerken en soms van uw eigen apparatuur (is deze op dat moment aangesloten?). Maar meestal duurt het verzenden van faxen slechts een paar minuten of minder.
Is er een limiet aan het aantal mensen dat mijn fax kan ontvangen?
Normaal gesproken niet. Hoewel bepaalde providers beperkingen kunnen hebben, kunt u bij de meeste providers uw documenten naar zoveel mensen sturen als u nodig hebt - zonder limiet. Onthoud wel dat het toevoegen van meer mensen de totale tijd kan verlengen en, afhankelijk van de service, invloed kan hebben op uw kosten.
Kan ik van overal ter wereld een fax versturen?
Ja. Hoewel sommige providers beperkingen hebben voor bepaalde landen, kunt u bij de meeste providers documenten verzenden vanaf elke locatie met een internetverbinding of telefoonlijn.
Kan ik een groot bestand per fax versturen?
Ja. Als uw serviceprovider over de juiste infrastructuur beschikt, vormen de meeste bestanden geen probleem, ongeacht de grootte. Online services bieden vaak zelfs de mogelijkheid om ze te comprimeren voor verzending, zodat ze minder ruimte innemen tijdens het verzenden.
Waarom zou ik mijn faxverzendgeschiedenis bijhouden?
Sommige diensten en fysieke faxapparaten bieden traceerfuncties om de status van uw document bij te houden, of de verzending goed is verlopen en andere factoren. Met een faxlogboek kunt u ook bijhouden hoe vaak u faxen verzendt en naar wie.
Hoe kan ik mijn faxen privé houden?
Faxapparaten van oude stijl kunnen uw faxberichten nog steeds in leesbare vorm verzenden. Maar de meeste moderne diensten hebben nu encryptiemogelijkheden die gevoelige gegevens zoals creditcardnummers of persoonlijke informatie beschermen tegen onderschepping. Let op deze functies voordat je je aanmeldt.
Wat zijn enkele alternatieven voor het versturen van een fax?
E-mail is waarschijnlijk het makkelijkste en meest gebruikte alternatief voor het versturen van een fax. Je kunt je document ook delen via cloudopslagdiensten zoals Dropbox of Google Drive. Dergelijke diensten hebben meestal een gratis niveau met beperkte opslagcapaciteit en extra betaalde niveaus met meer.
