リモートワークでのテクノロジー活用のヒント

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David Rabin レノボグローバルコマーシャルマーケティング担当副社長David Rabin

2020年3月16日

(※こちらの記事は米国レノボで配信されたものを日本語訳および加筆したものです。)

コロナウイルスの世界的流行により、仕事のやり方など日常生活の様々な方向へ影響が及んでいます。COVID-19の拡散を緩和する取り組みの一環として、多くの企業では従業員にリモートワークを推奨しています。しかしこれは一過性の変化ではないかもしれません。2020年3月中旬に行われたLenovoの最新の調査によると、日本、米国、イタリア、ドイツ、中国の5か国の従業員の大半は、長期的に見てもリモートワークポリシーに影響があるのではないかと考えています。

調査によると、必要に応じて自宅から仕事をするための準備がある程度整っていると多くの人が感じています(87%)。COVID-19パンデミックが世界的に進行して、大半の企業がリモートワークを奨励(46%)または必須( 26%)としたことからも影響を受けていると思われます。このような混乱期でも、テクノロジーは私たちが進み続けることを可能にします。

レノボでは、従業員、お客様、コミュニティの健康と安全を引き続き優先します。
そのことを念頭に置き、在宅勤務を効果的にするためにテクノロジー活用のヒントをいくつか紹介します。

1.ポータブルテクノロジーを通じて、フレキシビリティを維持していく
在宅勤務をしている従業員のうち、 71%の人が必要なテクノロジーにアクセスできると感じていることが私たちの調査でわかりました。オフィスでも私たちはラップトップを手に持ち、机からミーティングルーム、ソファ、またはウォーキングマシーンがあればそこに移動することもできます。自宅で仕事をする場合、簡単に持ち運び可能なラップトップとモバイルワークステーションにより、同じペースを保つことができます。1日中、「ホームオフィス」または同じ環境に居座る必要はありません。ラップトップを持って、ソファやキッチンに移動できます。そして、バッテリーを心配する必要もありません。ラップトップの改善されたスマートスタンバイ機能により、バッテリー使用量が30%増加するため、自由に歩き回ることができます。アクティブであり続けることは、これらのテクノロジーを使用して仕事をする時間をより効率的にします。

2.生産性向上のためのツールやコラボレーションツールを活用する
モニター、Webカメラ、ヘッドセットなどの生産性向上ツールの導入を検討してください。
モニターは、オフィスおよび自宅で生産性の向上につながるツールです。
ラップトップと大型モニターの2台を職場で使用することに慣れている場合は、このセットアップを自宅でも取り入れてみてください。表計算やグラフィックデザイン、建築計画、などより大きな画面を必要とする作業に取り組んでいる場合、追加のモニターがとても役立ちます。

ビデオ会議はリモート作業環境の鍵となります。従業員がつながりを感じ、在宅勤務時の課題とされる孤立感を避けることができます。従業員がビデオ会議を使用できるかどうか確認しておきましょう。レノボの最新のラップトップ、デスクトップ、ワークステーションはすべて、360°受信用のマイクと4メートルの遠距離場性能を提供する強化されたビデオおよびオーディオ機能を備えています。
これらにより、PCは最適化されたユーザーエクスペリエンスを実現し、常にクリアな接続状態が保証されることになります。

コラボレーションツールは可視性の強化につながります。私たちレノボのオフィススペースでは、会議に「ThinkSmart View」などの最新のコラボレーションツールを使用しています。自宅では、コラボレーションソフトウェアプラットフォームで強化されたパーソナルコラボレーションデバイスまたはPCを使用できるようにしています。

リモートで作業することで孤立感を感じる場合は、Microsoft Teams、Skype、Zoom、またはその他のビデオ会議ツールを利用してください。しばらく会話ができていない相手と5分でもチャットすると、気分だけでなくワークフローの全体が良くなる可能性があります。チャットルームやダイレクトメッセージの重要性を過小評価しないでください。チームチャットルームを終日開いておくと、つながりを持ち合わせられた気持ちになれます。ある従業員の方は、会社のビデオ会議ツールを利用して同僚とオンラインでの仮想ランチをしています。適切なテクノロジーは、生産性だけでなく、個人的なつながり感も提供します。

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3.フレキシブルな勤務ジュールを奨励する
COVID-19は保育やその他サービスに影響を与えるため、あなたの同僚の中には仕事と家庭を両立させるために新しい方法にチャレンジしている人もいるかもしれません。また、家庭などのコミュニティの中でもコロナウイルスの影響を受けているのはあなただけではないかと思います。コミュニケーションを取り、家族に仕事の時間であることを知らせるようにしてください。毎日同じ時間に作業を開始および終了することで、仕事と個人の時間を分けることができます。
同時に、他の人も自宅で働いている可能性があることを十分に理解してください。例えば、ノイズキャンセリングヘッドフォンを持つことなども有効な手段といえるでしょう。

61%の従業員は自宅で仕事をするときは他の場所で仕事をするときほど生産性が高くないと感じているということが私たちの調査でわかりました。従業員がそう感じる主な理由は、テレビがあることで気が散ってしまうことや、仕事と家庭生活を分離できないなどです。スペースを分けたり、日々の時間の使い方を決めると、注意散漫を防ぎ、集中力を高めるのに役立ちます。

4.これが新しい標準になる可能性があるため、よくコミュニケーションする
チームがつながりを持ち幸せに感じていることを確認するのも、マネージャーとしての仕事です。大多数が自宅で仕事をする必要がある場合、従業員は通常業務がどれだけうまくいくのか不確かであるため、オープンで的確なコミュニケーションが不可欠です。

会社の方針は進化するもので、今後もそうなっていきます。COVID-19による多くの不確実性は、企業がリモートでチームと協力するための新しい方法を見つけることを要求します。このパンデミックは、リモートワークがより標準となる未来を作るのでしょうか?この状況がより恒久的な変化の先駆けになるかもしれないという考えがあります。レノボのグローバルな調査によると、従業員の77%は、この期間を過ぎると企業はリモートワークにさらにオープンになるのではないかと感じています。

パンデミックが発生する前から働き方はすでに変化をはじめていました。テクノロジーはすでに、どこからでも仕事ができ世界でつながり続ける新しいグローバルな労働力をもたらしています。2005年以降、リモートワーカーは159%増加し、依然として増加傾向にあります。現在の状況は、雇用主にとってはテクノロジーへ投資していることが無駄にならないと確認し、従業員にとっては自宅で生産性を感じ、働き方がこの方向になると確信するきっかけになっていることでしょう。

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