Come inviare un fax
Inviare un fax è facile. Tutto ciò che serve è una connessione a Internet e un dispositivo in grado di inviare fax o un servizio di invio fax online. Potete usare il vostro computer o portatile, o anche il vostro smartphone. È sufficiente accendere il dispositivo compatibile con il fax o cercare un fornitore di servizi fax e seguire le istruzioni.
Quali file possono essere inviati via fax?
È possibile inviare via fax la maggior parte dei tipi di file, tra cui PDF, JPG, TIFFS, documenti Microsoft Word e altri. Ci sono alcuni limiti: i file con informazioni protette non possono essere inviati via fax perché potrebbero contenere dati riservati che necessitano di misure di sicurezza aggiuntive per essere trasmessi in modo sicuro.
Posso ricevere documenti fisici via fax?
Sì. È abbastanza comune inviare via fax documenti fisici come contratti e fatture. In questo modo si elimina la necessità di ricorrere a servizi postali costosi e dispendiosi in termini di tempo, rendendo il tutto più comodo ed efficiente per tutte le parti.
Ci sono limiti quando si invia un fax?
No, è possibile inviare via fax praticamente tutto. Ma ci sono momenti in cui è necessario valutare se un determinato documento debba essere inviato via fax. Pensateci due volte se contiene informazioni sensibili, come ad esempio segreti commerciali, che non volete siano trasmessi su reti pubbliche. L'unica altra limitazione potrebbe essere la dimensione del file, ma in questo caso è sufficiente dividere il lavoro in più fax.
Come posso sapere se il destinatario ha ricevuto il mio fax?
Se si utilizza un servizio di fax online, in genere fornisce notifiche di conferma della consegna. Se si utilizza un dispositivo fax fisico, in genere viene segnalato il completamento del processo, anche se questo non elimina la possibilità di problemi da parte del destinatario, come la mancanza di carta nel suo apparecchio.
L'invio di un fax comporta dei costi?
Il costo dell'invio di un fax dipende dal dispositivo o dal fornitore di servizi utilizzato. In generale, la maggior parte dei pacchetti di servizi fax di base offre funzionalità di invio gratuite (con alcune limitazioni relative alle dimensioni e al tipo di file). I servizi premium possono costare di più. Per i dispositivi fisici, i costi riguardano principalmente il servizio telefonico o Internet utilizzato per la trasmissione.
Ci sono implicazioni legali da considerare quando si invia un fax?
Da un punto di vista legale, i principali problemi legati all'invio di fax riguardano i dati/informazioni che state trasmettendo e il fatto che ne abbiate il pieno possesso e controllo. Tenete presente che se è illegale pubblicare o spedire per posta un certo tipo di documento, probabilmente lo è anche trasmetterlo via fax.
Quanto è affidabile il fax?
Il fax è diventato molto affidabile nel corso degli anni, indipendentemente dal modo in cui viene utilizzato. La maggior parte delle trasmissioni avviene senza problemi, grazie all'affidabilità delle linee telefoniche e delle connessioni Internet di oggi. Tuttavia, non tutti i fax raggiungono la destinazione, per cui è opportuno iscriversi per ricevere notifiche di conferma e/o contattare il destinatario per accertarsi che l'invio sia arrivato a destinazione.
Ci sono problemi di sicurezza quando si invia un fax?
Sì, come per tutti i tipi di trasferimento di dati, il rischio di compromissione è sempre presente. Quindi, prima di premere Invia, assicuratevi di fidarvi della persona/azienda a cui state inviando il documento.
Posso inviare un fax dal mio smartphone?
Sì, qualsiasi smartphone connesso a Internet può essere utilizzato per accedere ai servizi di invio fax. Esistono anche applicazioni che possono essere installate sul dispositivo e che riproducono essenzialmente le funzioni di un fax vecchio stile.
Come posso monitorare i fax inviati?
I servizi di fax online di solito offrono funzioni di tracciamento che mostrano quando il destinatario ha aperto il fax, se lo ha stampato o salvato, eventualmente anche se ha preso appunti. Per i dispositivi fax fisici, in genere si riceve una notifica che indica che la chiamata è stata completata correttamente, ma questo non elimina la possibilità di problemi da parte del destinatario.
È facile iscriversi a un servizio di fax online?
Sì, i fornitori di servizi fax online cercano di rendere il processo il più semplice possibile. Di solito dovrete creare un ID o un account con il servizio e vi verrà richiesto di fornire informazioni di base su di voi e/o sulla vostra azienda. Dovreste essere in grado di iniziare in pochi minuti o meno.
In quanto tempo riceverò il mio fax?
La velocità di trasmissione e ricezione dei fax dipende dal fornitore di servizi utilizzato, dalle reti coinvolte e, talvolta, dalla propria apparecchiatura (è collegata in quel momento?). In genere, però, la trasmissione di un fax richiede pochi minuti o meno.
C'è un limite al numero di persone che possono ricevere il mio fax?
In genere no. Anche se alcuni fornitori possono avere delle restrizioni, la maggior parte vi permetterà di inviare i vostri documenti a tutte le persone di cui avete bisogno, senza limiti. Ricordate però che l'aggiunta di altre persone può aumentare il tempo totale richiesto e, a seconda del servizio, può incidere sui costi.
Posso inviare un fax da qualsiasi parte del mondo?
Sì. Anche se alcuni provider possono avere restrizioni per alcuni Paesi, la maggior parte vi permetterà di inviare documenti da qualsiasi luogo con una connessione a Internet o una linea telefonica.
Posso inviare un file di grandi dimensioni via fax?
Sì. Se il vostro fornitore di servizi dispone di un'infrastruttura adeguata, la maggior parte dei file non dovrebbe rappresentare un problema, indipendentemente dalle dimensioni. Spesso i servizi online consentono persino di comprimere i file prima dell'invio, in modo che occupino meno spazio durante la trasmissione.
Perché dovrei tenere traccia della mia cronologia di trasmissione dei fax?
Alcuni servizi e dispositivi fax fisici offrono funzioni di tracciamento per monitorare lo stato del documento, se la trasmissione è stata completata correttamente e altri fattori. Un registro dei fax vi aiuterà anche a tenere traccia della frequenza con cui inviate i fax e a chi.
Come posso mantenere la riservatezza dei miei fax?
I fax di vecchia concezione possono ancora trasmettere il fax in forma leggibile. Tuttavia, la maggior parte dei servizi moderni include funzionalità di crittografia che aiutano a proteggere i dati sensibili, come i numeri delle carte di credito o le informazioni personali, dall'intercettazione. Cercate queste funzioni prima di iscrivervi.
Quali sono le alternative all'invio di un fax?
L'e-mail è probabilmente l'alternativa più semplice e comune all'invio di un fax. In alternativa, è possibile condividere il documento utilizzando servizi di archiviazione cloud come Dropbox o Google Drive. Questi servizi hanno in genere un livello gratuito con una capacità di archiviazione limitata e altri livelli a pagamento con una capacità maggiore.
