Faksin lähettäminen

Faksin lähettäminen on helppoa. Tarvitset vain internetyhteyden ja faksaukseen soveltuvan laitteen tai faksinlähetyspalvelun. Voit käyttää tietokonetta, kannettavaa tietokonetta tai jopa älypuhelinta. Käynnistä faksikelpoinen laitteesi - tai etsi faksipalveluntarjoaja - ja seuraa sitten ohjeita.

Mitä tiedostoja voidaan lähettää faksilla?

Useimmat tiedostotyypit voidaan faksata, kuten PDF-, JPG- ja TIFFS-tiedostot sekä Microsoft Word -asiakirjat. Joitakin rajoituksia on olemassa: suojattuja tietoja sisältäviä tiedostoja ei saa lähettää faksilla, koska ne saattavat sisältää luottamuksellisia tietoja, joiden turvallinen siirto edellyttää ylimääräisiä turvatoimia.

Voinko vastaanottaa fyysisiä asiakirjoja faksilla?

Kyllä. On varsin tavallista, että ihmiset lähettävät fyysisiä asiakirjoja, kuten sopimuksia ja laskuja, faksilla. Näin vältytään kalliilta ja aikaa vieviltä postituspalveluilta, ja se on kätevämpää ja tehokkaampaa kaikille osapuolille.

Onko faksia lähetettäessä olemassa rajoituksia ?

Ei, voit faksata melkein mitä tahansa. Joskus on kuitenkin syytä harkita, pitäisikö tietty asiakirja faksata. Harkitse kahdesti, jos se sisältää arkaluonteisia tietoja, kuten liikesalaisuuksia, joita et halua välitettävän julkisten verkkojen kautta. Ainoa muu rajoitus voi olla tiedostokoko, mutta jos näin käy, jaa työ useampaan faksiin.

Mistä tiedän, että vastaanottaja on saanut faksin?

Jos käytät verkkofaksipalvelua, se tarjoaa yleensä toimitusvahvistusilmoituksen. Jos käytät fyysistä faksilaitetta, se ilmoittaa yleensä, kun prosessi on päättynyt - tämä ei kuitenkaan poista vastaanottajan mahdollisia ongelmia, kuten paperin puutetta faksilaitteessa.

Liittyykö faksin lähettämiseen kustannuksia?

Faksin lähettämisen kustannukset riippuvat käyttämästäsi laitteesta tai palveluntarjoajasta. Yleisesti ottaen useimmat perusfaksipalvelupaketit tarjoavat ilmaiset lähetysmahdollisuudet (joidenkin tiedostokoko- tai -tyyppirajoitusten kanssa). Premium-palvelut saattavat maksaa enemmän. Fyysisten laitteiden osalta kustannukset liittyvät lähinnä lähetykseen käytettävään puhelin- tai Internet-palveluun.

Onko faksin lähettämisessä otettava huomioon oikeudellisia vaikutuksia?

Oikeudellisesta näkökulmasta faksaukseen liittyvät tärkeimmät kysymykset liittyvät siirrettäviin tietoihin ja siihen, onko sinulla niiden täysi omistusoikeus ja hallinta. Muista myös, että jos tietynlaisen asiakirjan julkaiseminen tai postittaminen on laitonta, on todennäköisesti myös sen lähettäminen faksilla laitonta.

Kuinka luotettava faksaus on?

Faksaus on vuosien varrella kehittynyt erittäin luotettavaksi, riippumatta siitä, miten se tehdään. Useimmat lähetykset sujuvat ongelmitta, mikä johtuu nykyisten puhelinlinjojen ja Internet-yhteyksien luotettavuudesta. Silti kaikki faksit eivät saavuta määränpäätään, joten kannattaa harkita vahvistusilmoitusten tilaamista ja/tai ottaa yhteyttä vastaanottajaan varmistaaksesi, että lähetys on mennyt perille.

Onko faksin lähettämisessä turvallisuusongelmia?

Kyllä, kuten kaikentyyppisissä tiedonsiirroissa, tietoturvaloukkauksen riski on aina olemassa. Varmista siis ennen Lähetä-painikkeen painamista, että luotat henkilöön/yritykseen, jolle lähetät asiakirjasi.

Voinko lähettää faksin älypuhelimella?

Kyllä, millä tahansa älypuhelimella, joka on yhteydessä internetiin, voi käyttää faksin lähetyspalveluja. Laitteeseen voi asentaa sovelluksia, jotka käytännössä jäljittelevät vanhan faksilaitteen toimintoja.

Miten voin seurata lähettämiäni fakseja?

Online-faksipalvelut tarjoavat yleensä seurantaominaisuuksia, jotka näyttävät, milloin vastaanottaja on avannut faksin, onko hän tulostanut tai tallentanut sen - mahdollisesti jopa tehnyt siihen muistiinpanoja. Fyysisissä faksilaitteissa saat yleensä ilmoituksen, että puhelu on onnistunut, mutta se ei poista ongelmia vastaanottajan puolella.

Onko verkkofaksipalveluun rekisteröityminen helppoa?

Kyllä, verkkofaksipalvelujen tarjoajat pyrkivät tekemään prosessista mahdollisimman helpon. Sinun on yleensä luotava tunnukset tai tili palveluun, ja sinun on annettava perustiedot itsestäsi ja/tai yrityksestäsi. Sinun pitäisi päästä alkuun muutamassa minuutissa tai lyhyemmässä ajassa.

Kuinka nopeasti saan faksin?

Faksien lähetys- ja vastaanottonopeus riippuu käyttämästäsi palveluntarjoajasta, verkoista ja joskus myös omista laitteistasi (onko se kytketty juuri silloin?). Yleensä faksin lähetys kestää kuitenkin vain muutaman minuutin tai vähemmän.

Onko faksin vastaanottajien määrää rajoitettu?

Ei yleensä. Joillakin palveluntarjoajilla voi olla rajoituksia, mutta useimmilla palveluntarjoajilla voit lähettää asiakirjoja niin monelle kuin haluat - ilman rajoituksia. Muista vain, että useampien henkilöiden lisääminen voi lisätä kokonaisaikaa ja palvelusta riippuen vaikuttaa kustannuksiin.

Voinko lähettää faksin mistä päin maailmaa tahansa?

Kyllä. Vaikka joillakin palveluntarjoajilla voi olla rajoituksia tietyissä maissa, useimmat palveluntarjoajat sallivat asiakirjojen lähettämisen mistä tahansa, missä on Internet-yhteys tai puhelinlinja.

Voinko lähettää suuren tiedoston faksilla?

Kyllä. Jos palveluntarjoajallasi on asianmukainen infrastruktuuri, useimpien tiedostojen ei pitäisi olla ongelma niiden koosta riippumatta. Verkkopalveluissa voit usein jopa pakata tiedostot ennen lähettämistä, jotta ne vievät vähemmän tilaa lähetettäessä.

Miksi minun pitäisi seurata faksin lähetyshistoriaa?

Joissakin palveluissa ja fyysisissä faksilaitteissa on seurantaominaisuuksia, joiden avulla voit seurata asiakirjan tilaa, onko lähetys suoritettu oikein ja muita tekijöitä. Faksilokin avulla voit myös seurata, kuinka usein lähetät fakseja ja kenelle.

Miten voin pitää faksini yksityisinä?

Vanhat faksilaitteet voivat edelleen lähettää faksin luettavassa muodossa. Useimmissa nykyaikaisissa palveluissa on kuitenkin nykyään salausominaisuudet, jotka auttavat suojaamaan arkaluonteisia tietoja, kuten luottokorttinumeroita tai henkilökohtaisia tietoja, salakuuntelulta. Etsi nämä ominaisuudet ennen kuin teet sopimuksen.

Mitä vaihtoehtoja faksin lähettämiselle on?

Sähköposti on luultavasti helpoin ja yleisin vaihtoehto faksin lähettämiselle. Voit myös jakaa asiakirjan käyttämällä pilvitallennuspalveluja, kuten Dropboxia tai Google Drivea. Tällaisissa palveluissa on yleensä ilmainen taso, jossa on rajoitettu tallennuskapasiteetti, ja maksulliset tasot, joissa on enemmän tallennuskapasiteettia.