¿Qué es un archivo?

En el ámbito digital, un archivo es una colección de datos transferidos a una ubicación de almacenamiento para su conservación a largo plazo. A diferencia de los archivos normales, a los que se accede y se modifican con frecuencia, los datos archivados suelen comprimirse y guardarse porque no se necesitan en ese momento, pero pueden ser valiosos para futuras consultas o para el cumplimiento de la legislación. Es como guardar los documentos en un archivador en lugar de dejarlos sobre la mesa.

¿Qué es la compresión de archivos y qué relación tiene con el archivado?

La compresión de archivos es como meter un montón de papeles en un paquete más pequeño sin perder nada de información. Cuando se archivan ficheros, a menudo se comprimen para ahorrar espacio. La compresión puede ser sin pérdida, lo que significa que puedes reconstruir perfectamente los datos originales, o con pérdida, que elimina permanentemente parte de la información para ahorrar aún más espacio. En el caso de los archivos, lo normal es utilizar la compresión sin pérdidas para poder acceder a los datos completos más adelante si es necesario.

¿Puede el archivo de datos ayudarme a organizarme?

Sí, archivar es como desordenar tu espacio de trabajo digital. Al trasladar a un archivo los archivos antiguos a los que no necesitas acceder inmediatamente, racionalizas tu sistema de archivos activo. Esto puede mejorar la organización y agilizar el acceso a los archivos que utilizas habitualmente, ya que no tienes que rebuscar entre datos obsoletos o de uso poco frecuente.

¿Qué ocurre con mis archivos una vez archivados?

Una vez archivados, los archivos no suelen utilizarse en las operaciones diarias. Son como los libros de la sección de libros raros de una biblioteca: están a buen recaudo hasta que alguien necesita consultarlos. Los ficheros archivados suelen estar comprimidos para ahorrar espacio y puede ser necesario un software de descompresión para verlos o utilizarlos en el futuro. Permanecen en el archivo hasta que decides recuperarlos, que puede ser nunca, o cuando hay una necesidad específica.

¿Es más seguro archivar los ficheros?

Archivar puede hacer que los archivos sean más seguros, porque suele implicar trasladar los datos a un espacio menos accesible donde no es fácil manipularlos. Además, puedes añadir capas de seguridad como el cifrado, que codifica los datos para que sólo alguien con la clave correcta pueda descifrarlos. Al igual que guardas tus objetos de valor en una caja fuerte, la encriptación de tus archivos los mantiene alejados de miradas indiscretas.

¿Cuándo debo pensar en archivar mis correos electrónicos?

Considera la posibilidad de archivar tus correos electrónicos cuando tu bandeja de entrada se vuelva inmanejable o tengas mensajes importantes que no necesites ahora pero que puedas necesitar más adelante. Es parecido a guardar cartas antiguas en una caja de zapatos: las guardas porque tienen un valor sentimental o porque contienen información importante que quizá quieras volver a consultar algún día. Los clientes de correo electrónico suelen tener opciones de archivado, para que puedas guardar estos mensajes sin saturar tu bandeja de entrada principal.

¿Qué diferencia hay entre una copia de seguridad y un archivo?

Piensa en una copia de seguridad como una copia de tus archivos y datos actuales y activos que creas para protegerlos de pérdidas o daños. Un archivo, en cambio, es una colección de datos que ya no se utilizan activamente, pero que se guardan por razones históricas o como referencia futura. Las copias de seguridad son para la recuperación, mientras que los archivos son para la recuperación.

¿Puedo acceder a mis datos archivados desde cualquier lugar?

Acceder a tus datos archivados depende de dónde y cómo los hayas almacenado. Si has utilizado un servicio basado en la nube, normalmente puedes acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Sin embargo, si has almacenado tus archivos en un soporte físico, como un disco duro en tu oficina, solo podrás acceder a ellos desde esa ubicación específica, a menos que hayas tomado medidas para conectarte a esa unidad de forma remota.

¿Qué herramientas se utilizan habitualmente para archivar datos digitales?

Algunas herramientas habituales para archivar son el software de archivo dedicado, que puede automatizar el proceso de transferencia de datos a un archivo, y herramientas de compresión como WinZip o 7-Zip, que comprimen los archivos para que ocupen menos espacio. Además, los servicios en la nube ofrecen a menudo opciones de archivado, en las que gestionan el almacenamiento y la conservación de tus datos por ti.

¿Con qué frecuencia debo archivar mis datos?

La frecuencia de archivado depende de la rapidez con la que se acumulan los datos y de la frecuencia con la que cambian. Si tienes muchos documentos que se desactualizan rápidamente, puedes archivarlos mensual o trimestralmente. Para una colección personal de fotos o vídeos digitales, una vez al año puede ser suficiente. Es como ordenar el armario: algunas prendas se guardan por temporadas, mientras que otras sólo se sacan cada pocos años cuando se necesitan.

¿Se puede automatizar el archivado o hay que hacerlo manualmente?

Sin duda puedes automatizar el archivado. Muchos sistemas permiten establecer reglas o políticas que transfieren automáticamente los datos a un archivo después de un periodo determinado o cuando no se ha accedido a ellos durante un tiempo. Es como programar una cita periódica: una vez en el calendario, el sistema te lo recordará -o, en el caso del archivado, se encargará de la tarea por ti- sin que tengas que acordarte cada vez.

¿Cuál es el mejor formato para archivar documentos?

El mejor formato para archivar documentos suele ser una norma ampliamente adoptada que tenga probabilidades de ser compatible en el futuro. Suelen utilizarse formatos como PDF/A, que es una versión normalizada ISO del formato de documento portátil (PDF) especialmente diseñada para el archivo y la conservación a largo plazo. Es como elegir una caja resistente para guardar objetos en el desván; quieres algo que dure y mantenga tus documentos en buen estado.

¿Ayuda el archivado a proteger la privacidad de los datos?

Sí, el archivado puede ayudar a proteger la privacidad de los datos almacenando la información confidencial en un lugar seguro y limitando el acceso a la misma. Es comparable a guardar los documentos personales en un archivador cerrado; están fuera de la vista para las actividades diarias, pero ahí cuando los necesitas, con acceso controlado para proteger la privacidad.

¿Puedo utilizar un disco duro externo normal para archivar?

Puedes utilizar un disco duro externo para archivar, pero es importante tener en cuenta la longevidad de la unidad y los riesgos de pérdida de datos por fallo de la misma. Es como guardar papeles importantes en una caja en casa; es accesible y sencillo, pero no está protegido contra incendios o inundaciones. Para los datos críticos, considere varios métodos y ubicaciones de copia de seguridad.