Cómo enviar un fax

Enviar un fax es fácil. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet y un dispositivo apto para fax o un servicio de envío de fax en línea. Puedes utilizar tu ordenador, tu portátil o incluso tu smartphone. Solo tienes que encender tu dispositivo apto para fax -o buscar un proveedor de servicios de fax- y seguir las instrucciones.

¿Qué archivos pueden enviarse por fax?

La mayoría de los tipos de archivos pueden enviarse por fax, incluidos PDF, JPG, TIFFS y documentos de Microsoft Word, entre otros. Hay algunos límites; los archivos con información protegida no pueden enviarse por fax porque pueden contener datos confidenciales que necesiten medidas de seguridad adicionales para transmitirse con seguridad.

¿Puedo recibir documentos físicos por fax?

Sí. Es bastante habitual que la gente envíe documentos físicos como contratos y facturas por fax. Esto elimina la necesidad de costosos y lentos servicios de correo y lo hace más cómodo y eficaz para todas las partes.

¿Existen límites  al enviar un fax?

No, puede enviar por fax casi cualquier cosa. Pero hay ocasiones en las que debes plantearte si un determinado documento debe enviarse por fax. Piénsatelo dos veces si contiene información sensible, como secretos comerciales, que no quieres que se transmitan por redes públicas. La única otra limitación puede ser el tamaño del archivo, pero si eso ocurre, basta con dividir el trabajo en varios faxes.

¿Cómo puedo saber si el destinatario ha recibido mi fax?

Si utilizas un servicio de fax en línea, suele proporcionar notificaciones de confirmación de entrega. Si utilizas un dispositivo de fax físico, normalmente te indicará cuándo ha finalizado el proceso, aunque eso no elimina la posibilidad de que surjan problemas por parte del receptor, como la falta de papel en su máquina de fax.

¿Tiene algún coste el envío de un fax?

El coste de enviar un fax depende del dispositivo o proveedor de servicios que utilices. En general, la mayoría de los paquetes básicos de servicios de fax ofrecen funciones de envío gratuitas (con algunas restricciones de tamaño y tipo de archivo). Los servicios premium pueden costar más. En el caso de los dispositivos físicos, los costes están relacionados sobre todo con el servicio telefónico o de Internet utilizado para la transmisión.

¿Hay implicaciones legales a tener en cuenta al enviar un fax?

Desde el punto de vista legal, los principales problemas del envío por fax están relacionados con los datos/información que transmites y si tienes plena propiedad y control sobre ellos. Y ten en cuenta que si es ilegal publicar o enviar por correo un determinado tipo de documento, probablemente también lo sea transmitirlo por fax.

¿Es fiable el fax?

El envío de faxes se ha hecho muy fiable a lo largo de los años, independientemente de cómo se haga. La mayoría de las transmisiones se realizan sin problemas, gracias a la fiabilidad de las líneas telefónicas y las conexiones a Internet actuales. Aun así, no todos los faxes llegan a su destino, así que considera la posibilidad de suscribirte a notificaciones de confirmación y/o ponerte en contacto con el destinatario para asegurarte de que tu mensaje ha llegado.

¿Existe algún problema de seguridad al enviar un fax?

Sí, como ocurre con todo tipo de transferencias de datos, el riesgo de compromiso siempre está presente. Así que, antes de pulsar Enviar, asegúrate de que confías en la persona/empresa a la que envías el documento.

¿Puedo enviar un fax desde mi smartphone?

Sí, cualquier smartphone conectado a Internet puede utilizarse para acceder a servicios de envío de fax. Y hay aplicaciones que puedes instalar en tu dispositivo y que básicamente duplican las funciones de un fax antiguo.

¿Cómo puedo hacer un seguimiento de los faxes que he enviado?

Los servicios de fax en línea suelen ofrecer funciones de seguimiento que te indican cuándo ha abierto el fax el destinatario, si lo ha impreso o guardado, e incluso si ha hecho alguna anotación. En el caso de los dispositivos de fax físicos, lo normal es que recibas una notificación de que la llamada se ha completado correctamente, pero eso no elimina la posibilidad de que surjan problemas en el receptor.

¿Es fácil darse de alta en un servicio de fax en línea?

Sí, los proveedores de servicios de fax en línea intentan que el proceso sea lo más sencillo posible. Normalmente tendrá que crear un ID o una cuenta con el servicio, y se le pedirá que proporcione información básica sobre usted y/o su empresa. Deberías poder empezar en unos minutos o menos.

¿En cuánto tiempo recibiré mi fax?

La velocidad a la que se transmiten y reciben los faxes depende del proveedor de servicios que utilices, de las redes implicadas y, a veces, de tu propio equipo (¿está conectado en ese momento?). Pero lo normal es que la transmisión de un fax dure unos minutos o menos.

¿Hay un límite de personas que pueden recibir mi fax?

Normalmente no. Aunque algunos proveedores pueden tener restricciones, la mayoría le permitirán enviar sus documentos a tantas personas como necesite, sin límites. Sólo recuerde que añadir más personas puede aumentar el tiempo total necesario y, dependiendo del servicio, podría afectar a sus costes.

¿Puedo enviar un fax desde cualquier lugar del mundo?

Sí. Aunque algunos proveedores pueden tener restricciones para determinados países, la mayoría le permitirán enviar documentos desde cualquier lugar con conexión a Internet o línea telefónica.

¿Puedo enviar un archivo grande por fax?

Sí. Si tu proveedor de servicios dispone de la infraestructura adecuada, la mayoría de los archivos no deberían suponer un problema, independientemente de su tamaño. Los servicios en línea suelen permitir incluso comprimirlos antes de enviarlos para que ocupen menos espacio al transmitirlos.

¿Por qué debo hacer un seguimiento de mi historial de envíos de fax?

Algunos servicios y dispositivos físicos de fax ofrecen funciones de seguimiento para controlar el estado de tu documento, si la transmisión se ha completado correctamente y otros factores. Un registro de fax también te ayudará a saber con qué frecuencia envías faxes y a quién.

¿Cómo puedo mantener la confidencialidad de mis faxes?

Las máquinas de fax antiguas pueden seguir transmitiendo el fax en formato legible. Pero la mayoría de los servicios modernos incluyen ahora funciones de encriptación que ayudan a proteger datos sensibles, como números de tarjetas de crédito o información personal, para que no sean interceptados. Busca estas funciones antes de suscribirte.

¿Cuáles son las alternativas al envío de fax?

El correo electrónico es probablemente la alternativa más fácil y común al envío de un fax. O puedes compartir tu documento utilizando servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive. Estos servicios suelen tener un nivel gratuito con una capacidad de almacenamiento limitada y otros niveles de pago con más capacidad.