Productivity
Smart teknik för mer produktiva möten

Smartere teknologi giver mere produktive møder

Danmarks førende forsikringsselskab Topdanmark bruger ThinkSmart Hub 500 - Lenovos komplette kontorenhed til Skype for Business og Microsoft Teams Room System, der gør det nemmere at afholde effektive møder på en fleksibel arbejdsplads.

I nutidens arbejdskultur, hvor det er vigtigt, at teams kan samarbejde på tværs af kontorer, må man ikke underkende den rolle, som mødelokalet spiller. En gruppe personer behøver ikke længere at være i det samme lokale for at mødes og samarbejde. Det moderne mødelokale er et sted, hvor produktivitet er i centrum, og hvor teams kan mødes med kollegaer, partnere og kunder fra forskellige kontorer, byer og tidszoner. Mødelokalerne skal være udstyret med de rette teknologiske løsninger for at kunne spille denne rolle mere effektivt. Topdanmark skiftede for nylig til Lenovos mødelokaleløsning, ThinkSmart Hub 500, som en del af et større initiativ for at øge fleksibiliteten på arbejdspladsen. Dette har allerede haft en stor betydning for medarbejdernes produktivitet på deres kontorer.

Et planlagt skift til en mere fleksibel arbejdsplads

Det hele startede da HR-teamet hos Topdanmark udførte en intern undersøgelse for at evaluere flaskehalse i produktiviteten i virksomhedens udviklingsteams og finde måder at arbejde hurtigere på. Et af de vigtigste resultater fra undersøgelsen drejede sig om ineffektivitet i forbindelse med onlinemøder. Mødelokalerne var udstyret med en stationær computer, og brugerne kunne logge på med deres loginoplysninger og bruge Skype for Business til onlinemøder. Selvom det fungerede, var dette system langsommeligt og besværligt.

Medarbejderne spildte omkring 10-15 minutter af værdifuld tid på at starte et møde op, inden de kunne komme i gang med at være produktive. Der var brug for et mere effektivt system. Det største pres for at optimere mødelokalerne med en smart løsning kom faktisk fra it-udviklingsteamet.

Virksomheden havde brugt det meste af sidste år på at skifte fra Lotus Notes til Microsoft Office 365 og Skype for Business Online. Nu hvor medarbejderne brugte Microsoft-baserede programmer, var tiden også inde til at implementere en bedre løsning i deres mødelokaler. Det var på dette tidspunkt, at virksomheden hørte om en ny løsning til mødelokaler fra Lenovo.

Smartere mødelokaler

Topdanmark har samarbejdet med Lenovo i næsten 15 år, og de fleste medarbejdere i virksomheden bruger bærbare computere fra Lenovo. De medarbejdere, der arbejder med salg, og som ofte er på farten eller arbejder ude af huset, bruger ThinkPad T580, mens andre medarbejdere bruger ThinkPad T470. Der er også mange ThinkCentre M910q-computere i brug, både i mødelokaler og andre steder.

Det var under et møde med Lenovo i forbindelse med en pc-opgradering, at Topdanmark blev introduceret til ThinkSmart Hub 500. "Det tog os ikke lang tid at indse, at ThinkSmart Hub 500 var den enhed, der kunne være med til at realisere vores ønske om nye mødelokaler,” siger Morten Hatting, IT-PC Developer i teamet IT Architecture & Operations. Enheden dækkede alle de krav og forventninger, som virksomheden havde til en løsning med smarte mødelokaler, og prisen matchede deres budget.

Det tog os ikke lang tid at indse, at ThinkSmart Hub 500 var den enhed, der kunne være med til at realisere vores ønske om nye mødelokaler.

Morten Hatting
Morten Hatting
IT-PC Developer i teamet IT Architecture & Operations

Bedre samarbejde og øget effektivitet

Virksomheden har indtil videre installeret ThinkSmart Hub 500 i 20 mødelokaler, men dette antal kan vokse helt op til 50 mødelokaler inden jul i år. De startede med fem enheder til et projekt, hvor der var presserende behov for Skype-funktionen. Når der sker en udrulning, oprettes der sædvanligvis en afbildning af enheden for at aktivere fjernadministration, men i dette tilfælde blev dette trin sprunget over. De fem enheder blev taget i brug med det samme.

Mange af medarbejderne hos Topdanmark brugte en virtuel maskine, så virksomheden ville gerne have, at mødelokalet blev oprettet på en sådan måde, at medarbejdere kunne oprette forbindelse via en bærbar computer, men også få adgang via et virtuelt miljø. Dette blev løst ved at køre HDMI-kablet via en switch, så medarbejderne nu kan vælge mellem disse to miljøer.

"Fordi ThinkSmart Hub 500-løsningen var så simpel at installere og nem at bruge, kastede vi os bare ud i det og ventede spændt på at se, hvordan brugerne reagerede. Vi fik positiv feedback lige fra første færd," forklarer Morten.

It-teamet hos Topdanmark kontaktede Lenovo i starten, men fordi løsningen var så intuitiv, var der kun brug for meget lidt support. Det krævede heller ikke nogen særlig oplæring af medarbejderne. De fik en brugervejledning hver gang de bookede et lokale, og det virkede til at være nok. Faktisk, så fandt alle fra nye medarbejdere til erfarent personale det nemt og problemfrit at tilpasse sig til det nye system.

Topdanmark bruger i øjeblikket Skype for Business Online, men skifter til Microsoft Teams Rooms. ThinkSmart Hub 500 fungerer uden problemer på begge platforme. Selvom det stadig er for tidligt at vurdere, om der har været nogen effektivitetsforbedringer ved at skifte til ThinkSmart Hub 500, virker det dog til, at det har været en succes, da alle mødelokaler med enheden næsten altid er fuldt booket i åbningstiden, når de samarbejder med kontoret i Manila. De medarbejdere, der bruger lokaler uden ThinkSmart Hub 500-løsningen, anmoder da også om, at løsningen også implementeres i disse lokaler.

Det har også været en fordel for it-teamet. “Der er færre it-relaterede problemer i mødelokalerne, så it-teamet behøver ikke at bruge tid på at løse problemer og kan i stedet fokusere på de mere strategiske opgaver," siger Morten.

Vejen frem

Morten er godt tilfreds med resultaterne indtil videre. Kvaliteten af møderne er blevet bedre - møderne starter til tiden nu, og stemmekvaliteten begge veje er betydeligt bedre, selv i de større mødelokaler.

Teamet ser frem til, at ThinkSmart Hub 500 implementeres i flere mødelokaler. Flere medarbejdere, der bruger denne smartere teknologi til møder, kan kun føre til bedre og stærkere samarbejde og mere positive resultater for Topdanmark fremover.

Click here to access PDF version

 

5 Reasons